応接室はもてなしの心で設けよう!ゆとりのあるレイアウトで好印象に

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応接室は、基本的に来客者をもてなす部屋であり、企業の顔ともいえる重要な場所でもあります。応接室と会議室を兼用するケースもありますが、応接室としての基本を守ることが大事です。この記事では、応接室の目的やレイアウトを考えるポイントを解説します。応接室を設けたり、リニューアルする際の参考にしてください。

応接室の目的

応接室は来客者や訪問者を迎えるための企業の顔となる場所です。応接室の目的を理解したうえで、レイアウトを考えましょう。以下で詳しく解説します。

来客へのもてなし

応接室は、来客者を迎えるための重要な場所です。企業における来客者とは、顧客や取引先などビジネス上の関係性を持つ人のことを指します。来客者をもてなす際には、雑音やほかの部屋からの視線を遮ることが重要です。これにより、落ち着いた状態で会話や商談ができるでしょう。

また、応接室は商談や打ち合わせなどにも利用されることがあります。そのため、応接室は来客者を迎えるのにふさわしい空間であることが大切です。ビジネスにおける重要な場所になるため、レイアウトを工夫しましょう。

会議室として使用

応接室と会議室を兼用している企業も少なくありません。本来は用途が異なるため、別々に設けることが望ましいでしょう。しかし、スペースが限られている場合は、兼用するケースもあります。ただし、兼用する場合は、どちらの用途をメインとして設けるのかを決めることが大切です。

応接室がメインの場合は、来客者をもてなす心を表した内装やレイアウトが求められます。会議室がメインの場合は、会議をスムーズに進めるための機能性が重要です。ただし、突然の来客に備えて、日頃から応接室として使える状態を保つ必要があります。

応接室のレイアウトの基本

応接室を設けるには、レイアウトの基本は不可欠な要素です。ここでは、重要な3つの基本を解説します。

快適なスペースをつくる

来客者をもてなすためには、来客者が快適と感じられる空間づくりが大事です。そのために、まずは応接室の動線を確認しましょう。動線は、スムーズに通行できることが基本であり、応接室の通路幅を知ることが不可欠です。

基本となる通路幅は、以下のとおりです。

・センターテーブルとソファーの間:40cm~50cm
・ドア付近の通路:90cm以上

ドア付近を含めた応接室のレイアウトにおいて、間隔が狭すぎると通行しにくくなります。しかし、間隔が広すぎても、来客者との距離感ができるため、応接室に適していません。適度な通路幅の確保が重要であるため、レイアウトが完了したら実際に歩いたりソファーに座るなどして確認しましょう。

応接人数を決めてから家具を決める

来客者が快適さを感じるレイアウトにするためには、導線が適切でなければなりません。適切な動線を確保するためには、スペースの計測が不可欠です。スペースと動線の計測結果をもとに、応接人数を決めてから、家具を選択しましょう。

オフィスによっては、応接スペースの確保が難しく、動線を確保できないケースがあります。その場合は、ソファーなどの家具をコンパクトにすることで対応可能です。家具をコンパクト化すれば、応接人数が4人のスペースに対して6人まで対応できるといったこともあります。

マナーに配慮して家具をレイアウト

応接室のソファーなどの家具をレイアウトする場合は、マナーへの配慮は欠かせません。一般的に、上座や下座を意識したレイアウトは、来客者を迎えるにあたって重要なマナーといえます。基本として、入口から遠い席が上座です。また、来客用のソファーが3人掛けなら中央が上座となります。

例外として、もてなしのための絵画や景観がある場合は、その絵画や景観がよく見える席が上座です。来客者に席を促す際には、絵画や景観により、もてなしの心を表している旨をさり気なく伝え、その席が上座であることを示しましょう。

応接室のポイント

来客者をもてなす応接室を設けるためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、重要な3つのポイントを解説します。

応接室は入り口付近に設置

応接室の位置は、自社の入り口付近が適切です。もてなすことを意識すれば、来社してすぐのスペースがよいでしょう。ただし、従業員や業者などが頻繁に通るようなスペースは適していません。また、隣の部屋や通路を通る人の話し声が聞こえたり、人影が見えたりしないような工夫も必要です。

また、防音対策を施したり、通路側に窓を設けたりしないように配慮する必要があります。たどり着くまでに時間がかかるため、社内の奥に設けることも避けたほうが無難です。また、セキュリティの観点を考慮すれば、執務スペースを通ることも避けたほうがよいでしょう。

ゆとりのある通路

来客者が応接室まで通る通路にも、細かな配慮が求められます。来客者が応接室までスムーズに移動できるように心がけましょう。そのためには、ゆとりのある通路が必要です。応接室までの移動に支障をきたすような狭さであれば、印象が悪いだけでなく、緊急時の避難経路が確保できません。具体的には、人がすれ違える通路幅(約120cm)を確保することが理想的です。

通路幅を確保できない場合は、来客中に限り従業員などの通行を規制するなどの対策を講じましょう。また、通路に絵画や写真を飾ったり、観葉植物を配置することで、もてなしの気持ちを表すことができます。

企業のコンセプトも表現

応接室には自社のコンセプトを来客者に理解してもらう役割もあります。そのため、コーポレートカラーを取り入れた内装にすると、来客者へ自社を印象付けられます。自社ブランドを展開していれば、ブランドイメージを表した内装にしてもよいでしょう。

企業のブランド化に成功している場合は、キャッチフレーズやブランドイメージをさりげなく打ち出すことも効果的です。来客者に、どのような印象を与えたいかを検討してから、レイアウトや飾りつけをしましょう。

応接室と会議室を兼用する場合のポイント

応接室と会議室を兼用する場合にもポイントがあります。ここでは、重要なポイントを解説します。

必要なものだけを配置する

応接室と会議室を兼用する場合でも、突然の来客に備えて、会議用の備品などは室外に収納しておく必要があります。兼用であっても応接室として使用する限り、来客者をもてなすことを優先しましょう。会議室としては、会議に必要なものだけを配置することをおすすめします。

家具、調度品などを適切にレイアウトし、室内が雑然とならないように注意を払わなければなりません。もてなしの空間としてふさわしい状態を保つために、社内で検討を重ねることが大切です。

1人あたりのスペースを確保する

来客者をもてなす家具や会議に必要な備品を配置すれば、1人あたりのスペースが狭くなる恐れがあります。狭い場所に、複数の来客者や従業員が入れば圧迫感があり、もてなすことも会議を円滑に進めることも難しくなります。

一般的に、1人あたりのスペースは、幅60cm以上で奥行き45cm以上は必要です。快適な空間にするためには、幅80cm以上・奥行き70cm以上を確保しましょう。

消防法を遵守し避難経路を確保する

オフィスでは、消防法を遵守したレイアウトが求められます。応接室も例外ではなく、消防法を遵守しなければなりません。火災が発生した場合に、避難できない状況は許されません。人命に関わることには、万全の体制を敷くことが重要です。

通路に備品を置いていたり、消防隊が入る窓が塞がっていたりすれば、避難できないため大惨事につながります。火事が起こってからでは遅いため、日頃から防火管理者の指示を守って避難経路を確保しましょう。応接室にレイアウトを組む際には、消防法の遵守から始めることが重要です。

まとめ

応接室を設ける際には、もてなしの心が大切です。会議室として兼用する場合でも、来客者をもてなすための空間であることを忘れないようにしましょう。また、応接室は来客者が快適と思えるようなスペースでなければなりません。家具やインテリアなどを、適切にレイアウトすることが求められます。

丹青社は施設の調査から運営管理まで幅広い分野で事業展開を行っており、総合的な力を持っていることが強みです。チェーンストア事業では競争優位を築き、文化施設事業では業界No.1のシェアを持つほどの実績があります。自社の応接室の設置やリニューアルのお困りごとがあれば、ぜひ丹青社にご相談ください。

この記事を書いた人

株式会社丹青社

「こころを動かす空間づくりのプロフェッショナル」として、店舗などの商業空間、博物館などの文化空間、展示会などのイベント空間等、人が行き交うさまざまな社会交流空間づくりの課題解決をおこなっています。

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株式会社丹青社