オフィスをフリーアドレスにする手順とは？基本から導入事例も

オフィスの在り方は変化し、固定席をやめてフリーアドレスを導入する企業が増加してきました。フリーアドレスにはメリットが多く、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、フリーアドレスのメリットやデメリットを紹介するとともに、導入の流れや成功のポイントも解説します。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスのなかで固定席を持たない方式です。これまでは、従業員ごとに席が定められているオフィスが主流でしたが、フリーアドレスは固定席を決めません。従業員が自分の好きな席で働ける自由度の高いワークスタイルです。

ノートパソコンなどの業務で必要なアイテムを持ち歩けば、そのとき空いているスペースを自由に選んで活用できます。具体的には、図書館の閲覧テーブルをイメージすれば分かりやすいでしょう。

フリーアドレスの導入が始まった当初の時期には、比較的自由度の高い企業が取り入れるケースが多く見られました。しかし、現在では中央省庁をはじめとした多業種で採用されるようになっています。

フリーアドレスがオフィスに導入されている背景

フリーアドレスの導入が進んでいる理由は、時代の変化が深く関係しています。以下で解説する背景を見ておきましょう。

働き方の変化に対応

フリーアドレスの導入が進む理由のひとつが、政府が進める働き方改革です。実際に自社の状況を見直す企業が増えたことで、従業員の働き方も変化しています。時間や場所を問わすに働けるテレワークが可能になり、テレワークと出社勤務を組み合わせたハイブリッド勤務も浸透してきました。

そのため、オフィスに出社する従業員数が日によって異なる企業も少なくありません。オフィスの使い方を見直す必要性が生じた結果、出社数の変化に対応できるフリーアドレスに注目が集まるようになりました。

情報通信技術の進化への対応

もうひとつの背景はフリーアドレスを可能にする情報通信技術が進化し、無線LANやモバイル端末などのアイテムが普及したことです。従来のパソコン業務といえば、決まった場所にデスクトップパソコンを置いて使うのが一般的で、作業環境もほぼ固定されていました。しかし、情報通信技術の進化によって、どこにいても業務の遂行が可能になっています。

また、ペーパーレス化が浸透したことも、フリーアドレスの導入が進んだ理由のひとつです。モバイル端末などの普及が進んでも、書類がペーパーレス化されていなければ、結局は出社することになります。データ管理のクラウド化によって物理的な障害がなくなったとは、オフィスへのフリーアドレス導入が増えた大きな要因です。

フリーアドレスが合う企業と合わない企業

実際に導入が進んでいるフリーアドレスも、すべての企業で対応できるとは限りません。フリーアドレスが合う企業、合わない企業の特徴を把握しておきましょう。

フリーアドレスが合う企業の特徴

フリーアドレスに向いている企業には特徴があります。そこで、フリーアドレス向きの企業の特徴と、フリーアドレスを活かしやすい理由を解説します。

企業の特徴	フリーアドレスを活かしやすい理由
ペーパーレス化が進んでいる企業	書類やデータの電子化によって荷物が少なくなり、移動もしやすい
ノートパソコンやタブレットを使って業務ができる企業	持ち運びが可能な端末の使用で席を自由に移動して業務ができる
会議や外回りの業務を行う部署が多い企業	席の稼働率が低いことを逆手に取り、オフィススペースを効率的に活用できる
リモートワークでの業務遂行が可能な企業	オフィスの稼働率に合わせたスペースの有効活用が可能になる
社内のコミュニケーション強化を図りたい企業	固定席をなくすことで他部署の従業員とも交流の機会が持てる
スペースの有効活用を検討している企業	固定席を減らせる分だけ、共有スペースや会議室など別の用途にスペースを活用できる

フリーアドレスが合う部署の特徴

同じ企業内でも、すべての部門や部署がフリーアドレスに向いているとは限りません。次にフリーアドレスの導入が向いている部門・部署の特徴と、フリーアドレスを活かしやすい理由を解説します。

部門・部署の特徴	フリーアドレスを活かしやすい理由
営業	外回りが多く、オフィスでの滞在時間が少ない、または不規則
企画	進行している企画やプロジェクトによってチームの編成が変わる可能性がある
プロジェクトチーム	メンバーが流動的であるため席も柔軟に変える必要がある

フリーアドレスが合わない企業・部署の特徴

逆に、フリーアドレスの導入には向いていない企業や部署にも、相応の理由があります。特に以下のような特徴を持つ企業や部署では、情報セキュリティや業務の効率を考慮すると、フリーアドレスには不向きです。

• 機密情報を扱う企業や部署
• バックオフィスで重要書類を扱う企業や部署
• サーバー保守などの機密情報を扱う企業や部署
• 業務にデスクトップパソコンが不可欠な企業や部署
• 紙の書類を多く扱う企業や部署

重要なデータを扱う業務では、自由に席を変えられるフリーアドレスは向いていません。また、モバイル端末が使えない、ペーパーレス化ができない企業や部署も、席が固定化されているほうが業務を行いやすいでしょう。

フリーアドレスの導入が困難な場合、グループアドレスを検討してみてください。グループアドレスは、部署やチームなどの限定した範囲内で自由に席を選べる座席スタイルです。セキュリティと柔軟性のバランスを考慮した、新たなオフィスレイアウトとして着目されています。

オフィスにフリーアドレスを導入するメリット

では、フリーアドレスを導入すれば、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的には、以下で解説する4つが挙げられます。

社内の交流が活発になる

固定席で毎日業務を行っていると、通常は他部署との関わりはありません。しかし、フリーアドレスを導入すれば、他部署の従業員と一緒になることもあるでしょう。席が決まっている環境とは違い、接点の少ない従業員同士のコミュニケーションが増えやすい点は、フリーアドレスのメリットです。

思ってもみなかった出会いから、課題解決の糸口が見つかるかもしれません。異なる視点が加わることで、ビジネスアイデアも生まれやすい環境になる可能性があります。社内で従業員の交流が活発になれば、企業や部署にイノベーションを起こすきっかけになるでしょう。

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スペースを有効に活用できる

フリーアドレスでは従業員全員の固定席を確保する必要がないため、オフィスのスペースを有効活用できるのもメリットです。座席数を減らした分だけスペースが空くため、拠点集約の実現も視野に入れられるでしょう。

コミュニケーションスペースや会議室を新たにつくり、快適な職場環境を構築することも可能です。座席数を削減して他の目的に利用できるスペースが新設されれば、目的に応じて従業員が適した場所を選択しやすくなります。

生産性の向上が期待できる

フリーアドレスが導入されているオフィスでは、従業員が自分の業務内容に合わせて仕事をする座席を選べるため、主体性の向上を図れるメリットもあります。1人で仕事をしたいときは、あまり人がいない座席を選べば集中しやすいでしょう。

コミュニケーションを取りたい場合は人が集まる共同スペースを利用するなど、フリーアドレスでは従業員それぞれの状況やニーズ、業務内容に合った働く場所を用意することが可能です。自分で働き方を決めることで従業員の自主性が芽生え、働く意欲や満足度が高まれば、生産性の向上にもつながります。

コストを削減できる

フリーアドレスはコストの削減も期待できます。たとえば、オフィスの集約です。2フロアを展開していたオフィスを1フロアに集約すれば、それまでかかっていた固定費を大幅に削減できます。座席数を減らせるため、管理するデスクや椅子の数も抑えられるでしょう。パソコンや備品なども共有で使用すれば、その分のコスト削減も可能です。

また、オフィスを構えていると、毎月の賃料や水道光熱費などの固定費が必要になるのは避けられません。しかし、オフィスを集約できれば1フロアや1拠点分の固定費を減らせるため、コストの大幅な削減につながります。

オフィスにフリーアドレスを導入するデメリット

一方で、フリーアドレスの導入にはデメリットもあります。特に以下で解説する4点には注意しましょう。

座席や同僚を探すのが難しい

フリーアドレスでは、従業員が自由に座席を選べる点はメリットですが、席探しでストレスを感じる従業員が出てくる可能性があります。出社している従業員が多いタイミングなど、オフィスが混んでいるときは、空席が見つからないことがあるかもしれません。

また、席が決まっていないことで、誰がどこにいるのか分からなくなるケースもあるでしょう。従業員の居場所が分からなければ、見つけるまでに時間がかかります。コミュニケーションを取りたい従業員を簡単に見つけられないケースも多く、業務に支障をきたす懸念があるのもデメリットです。

座席を管理しにくい

フリーアドレスでは、誰がどこに座っているのかを瞬時に把握できないのはデメリットになります。しかも、自由に座席を選べることもあり、同じ従業員が常に同じ席にいるとは限りません。就業時間の途中で座席を変える従業員も多く、管理は困難です。

上司や総務にとっては、従業員の在席状況や出社率を確認するのも難しくなる可能性があります。また、常に目に入る固定席にいる場合とは違い、困っている部下がいても気づきにくくなるのも課題です。

持ち物の管理が難しい

固定席があれば、自分の持ち物をデスク周りに置いておくことができるものの、固定席のないフリーアドレスでは持ち物や書類の管理が難しいのも難点です。座席を変えるたびに、自分の持ち物や書類なども一緒に移動させる必要があります。

荷物が多いと持ち運びにも負担がかかるでしょう。当然ながら、帰るときはすべて片付けなければなりません。移動を多くするほど、従業員個人の所持品を紛失してしまうリスクも高まるため、荷物の管理方法も考える必要があります。

電話の取次が難しい

誰がどこにいるのか明確でない状況では、電話がかかってきたときの取次が難しいのもデメリットです。固定席のオフィスであれば、座席表を確認して内線でつなげます。

しかし、フリーアドレスでは、電話オペレーターや電話に出た者には、誰が、いつ、どの座席にいるのかを把握するすべがありません。電話をつなげず、かけてきた取引先や顧客を待たせてしまうのはもちろん、オペレーターにとってもストレスになる可能性があります。

オフィスにフリーアドレスを導入する流れ

ここからは、オフィスにフリーアドレスを導入する際の流れについて、6つのステップに沿って解説します。

導入の目的を決める

オフィスをフリーアドレス化する際の大事なポイントは、導入目的を明確にし、全従業員に周知することです。フリーアドレスは、最終的な目的を達成するための手段であることも浸透させる必要があります。

たとえば、従業員に説明できるように明文化しておくとよいでしょう。フリーアドレスを導入するとオフィスでの働き方が変化するため、従業員の不安を解消することが重要です。以上の点に留意しながら、理解を得られるようにしてください。

対象を決める

同じ企業内でも扱う業務内容が異なることもあり、実際には全部署でフリーアドレスを導入できるケースは多くありません。部署ごとの仕事の特性を考慮したうえで、フリーアドレス化する対象を決めるとよいでしょう。

たとえば、前述した「フリーアドレスに向いている部署の特徴」を参考に決めるのも方法のひとつです。また「フリーアドレスが向いていない企業や部署」の特徴も参考にすると、フリーアドレス化に不向きな理由も把握したうえで決められます。

座席の数を決める

フリーアドレス化する対象部署が決まれば、対象となる従業員数も把握できるため、次に座席設定率を決めます。座席設定率とは、フリーアドレスの対象者数のうち、設置する座席数の割合です。

座席設定率は職種に関係なく一律に設定したり、職種によって異なる割合を設定したりするなど、社内の状況によって決めてかまいません。ただし、座席数はあいまいな感覚で決めず、座席設定率のデータに基づき、必要な座席数を決めるようにしてください。

運用形態を決める

フリーアドレスには、完全フリーアドレスとグループアドレスという2つの運用形態があります。完全フリーアドレスは特にエリアを限定せず、従業員全員が自由に空いている席を選んで使える形態です。

一方、グループアドレスはグループごとに使えるエリアが指定され、その範囲内で席を選ぶことになります。グループアドレスでは気分や目的によって席を選べる自由度がありつつ、チームのコミュニケーションも取りやすいところがメリットです。

デスクやツールを決める

座席数や運用形態が決まったら、実際に設置するデスクやツールなども具体的に決めていきましょう。フリーアドレスで使いやすいデスクには、レイアウトを使用者自身で変えやすいキャスター付きタイプのほか、ロングデスクタイプや大型デスクタイプなどがあります。

自社や部署の状況を踏まえ、適したデスクを選んでください。パーソナルロッカーやモバイルバッグなど、フリーアドレス用のツールも検討し、従業員が安心して働ける環境を提供する必要があります。

社内に浸透させる

せっかくフリーアドレスを導入しても、従業員が新しいルールを守ってくれないケースは少なくありません。そうならないためにも、フリーアドレス化の準備が整ったら、運用を社内で浸透させる必要があります。

運用を社内に浸透させるための工夫としては、運用マニュアルを作成し、公開する方法が有効です。運用マニュアルを整備していれば、すでにオフィスで働いている従業員への周知はもちろん、新たに入ってきた従業員に対してもルールを知らせやすいでしょう。

オフィスのフリーアドレス化を成功させるポイント

オフィスのフリーアドレス化を進めるうえで、大事なポイントがあります。成功させるためにも、以下の5点に注意しましょう。

目的を共有する

フリーアドレス化をする前に目的を明確化することが大事ですが、実際にオフィスを使う従業員の意見も取り入れるとよいでしょう。導入が決まったタイミングで、全従業員との間で内容を共有してください。

後になってフリーアドレスが浸透しないという事態に陥らないよう、配慮する必要があります。また、フリーアドレスを導入したことで、かえって従業員がストレスを感じる可能性もあるため、フォローできる態勢も整えておきましょう。

運用ルールをつくる

フリーアドレスの導入前には、しっかり運用ルールを策定することが大切です。フリーアドレスは自由に席を選べる環境が整っています。フリーアドレスのメリットを活かすためにも、席が固定化しないようなルールを決めましょう。

同じ席に毎日同じ人が座ってしまうと、フリーアドレスを導入した意味がありません。ルールを策定する際は、私物の管理方法も含めておくと、従業員が安心してフリーアドレス化されたオフィスを使えるでしょう。運用ルールが決まったら全従業員に周知してください。

ペーパーレス化を推進する

フリーアドレスの導入を成功させるためには、ペーパーレス化が不可欠です。紙の書類をやり取りする手順が残ったままでフリーアドレスを導入すると、移動するたびに持ち運ばなければならなかったり、捺印が必要だったりします。

その分、余計な手間が増え、フリーアドレス本来のよさが発揮できません。ペーパーレス化すれば、書類の持ち運びは不要です。離れた場所で仕事をする人ともやり取りできるため、業務が効率的になるでしょう。

環境を構築する

フリーアドレス化によって業務の効率化や生産性の向上を目指すのなら、環境の構築も必要です。たとえば、既存のオフィス家具ではフリーアドレスには適していないものもあるため、フリーアドレス化をきっかけに見直すのもよいでしょう。

フリーアドレスを導入する企業が増えてきたこともあり、オフィス家具もフリーアドレス向けのタイプが多く登場しています。従業員のニーズをリサーチしながら、自社に適した環境を構築してください。

専門業者に依頼する

フリーアドレスの導入時は、レイアウトの変更や新しいツールの導入など、さまざまな作業や手配をしなければなりません。目的の設定や運用ルールの策定なども含め、多くの場面で専門的な知識が必要になってきます。

自社内ですべて行おうとすれば、担当者に大きな負担がかかることは避けられません。フリーアドレス化をワンストップで引き受ける専門業者もあるため、任せた方が安心な場合もあります。

フリーアドレスの導入事例

最後に、フリーアドレスを導入したことで効果を上げた事例を紹介するので、フリーアドレス化の参考にしてください。

富山銀行新本店

株式会社富山銀行は、個人・法人に対して金融サービスを提供している地域密着型の金融機関です。もともと株式会社富山銀行では、部署間のコミュニケーション不足やスペース活用の非効率性などが課題でした。本社にフリーアドレスを採用したことで、部署の垣根を感じずに自由な席で仕事ができる空間に生まれ変わっています。

ほかにも会議室やリフレッシュエリア、フリースペースが設置されるなど、フリーアドレスに適したオフィス環境の構築が叶いました。その結果、行員のコミュニケーション向上や働きやすさ、スペースの有効活用や生産性の向上などの結果につながっています。

富山銀行新本店 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

USEN-NEXT GROUP オフィス

株式会社U-NEXT HOLDINGSは、音楽配信やICTソリューション、店舗支援サービスなど多岐にわたる事業を展開しています。リモートワークの増加による出社環境の変化や、部署間の情報共有不足などの課題を抱えていたため、本社オフィスにフリーアドレス制を導入し、柔軟な働き方ができる環境を実現しました。

自然光が行き届いて明るく、壁のない一体感のある空間の執務室に、多様な作業スペースが設けられています。そのなかから自由に自分に合った座席を選択できるよう改善され、情報共有やコミュニケーションが活性化するとともに、働きやすい環境を実現できました。

USEN-NEXT GROUP オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

MonotaRO 本社

株式会社MonotaROは、工場や作業現場向けの間接資材を通販で提供しているBtoB企業です。株式会社MonotaROでは、業務効率化と部門間のコミュニケーション不足が課題となっていたため、本社移転を機にフリーアドレスを導入しました。

固定席を廃止し、アトリエブースやリモートブースが点在する執務スペースは、バリエーション豊かなデスクを備えたカフェテリアとつながっています。自由な選択肢を可能にし、ゾーニングで交流を促した結果、コミュニケーション活性化や業務効率向上、柔軟な働き方の実現につながっています。

MonotaRO 本社 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

やまやコミュニケーションズ 本社オフィス

株式会社やまやコミュニケーションズは、辛子明太子を中心とした食品製造と販売、飲食店運営などを展開している企業です。部署間の連携不足やオフィススペースの非効率性などの課題を解決するために、新本社では自由に席を選べるフリーアドレスを採用しました。

部署横断型の共有エリアを設置し、シンプルな導線で効率的なレイアウトに変更されています。間仕切りをなくしつつ、棚や植栽でプライベートが確保されている空間づくりが特徴です。靴を脱いでリラックスできるソファエリアやリフレッシュエリアも備え、コミュニケーションの活性化と働きやすい環境が実現されています。

やまやコミュニケーションズ 本社オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

まとめ

働き方改革や情報通信技術の進化とともに働く環境は変化し、オフィスで固定席を持たないフリーアドレスを導入する企業が増えてきました。フリーアドレスに向かない部署もあるものの、フリーアドレスにすることで社内の交流が活発化したり、スペースの有効活用ができたりするメリットがあります。

丹青社は、多様な施設の調査や企画、設計から施工、運営管理に至るまで、幅広い分野で事業展開を行っている総合力が強みです。ワークプレイスの空間作りも多く手がけているため、フリーアドレスの導入を検討しているのでしたら、丹青社にご相談ください。