フリーアドレスの廃止が増える理由とは？制度を定着させる改善ポイントを紹介

フリーアドレスは、従業員の自由な発想や部門を超えた交流を促す働き方として多くの企業に導入されてきました。しかし実際の運用では、座席の固定化や従業員間のコミュニケーション不足、業務効率の低下など、現場でさまざまな不満が噴出するケースも少なくありません。

こうした背景から、近年では制度を見直し、廃止に踏み切る企業も増えてきています。この記事では、フリーアドレス導入の目的や運用メリット、廃止が検討される要因や有効な改善策まで、わかりやすく解説していきます。

資料「オフィスレイアウトの基本の教科書」を無料でダウンロードする

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、従業員が固定席を持たず、その日の業務や気分に応じて自由に席を選べる運用スタイルです。テレワークやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の浸透により、柔軟な働き方を促す仕組みとして活用されてきました。ここでは、その基本的な考え方や多くの企業が採用した背景について解説します。

導入の目的と基本的な考え方

フリーアドレスは、座席の有効活用や部署間の交流を目的に導入されることが多く、オフィスの省スペース化やコスト削減にもつながります。コロナ禍を契機にリモートワークが広がったことで、出勤率の変動に対応できる柔軟なスタイルとして注目を集めました。

導入率も年々増えており、多くの企業が柔軟なオフィス運用を目指してフリーアドレスを活用しています。

フリーアドレスが普及した背景と時代的要因

フリーアドレスの普及には、新型コロナウイルスによる働き方の変化だけでなく、働き方改革の推進やIT環境の進化が大きく影響しています。ノートパソコンやクラウドの活用が一般化したことで、どの席でも業務が行える環境が整い、席に縛られない働き方が現実的になりました。

さらに、オフィスコストの削減や多様な働き方への対応を図る企業が増えたことも、導入が広がった要因といえるでしょう。

関連記事：オフィスをフリーアドレスにする手順とは？基本から導入事例も

フリーアドレス運用によるメリット

フリーアドレスの導入は、単なる席の自由化にとどまらず、業務効率の向上や組織の活性化にもつながる仕組みとして期待されています。ここでは、フリーアドレスを導入するメリットについて解説します。

従業員間の偶発的な交流が生まれやすくなる

フリーアドレスでは毎日座る場所が変わるため、自然と異なる部署や役職の従業員と接する機会が増えていきます。偶然隣同士になったことで、これまで話すことになかったメンバーとの会話が生まれやすくなり、人脈の拡大や社内の雰囲気向上につながります。管理職と若手の距離が縮まり、相互理解の促進も可能です。

柔軟な発想やコラボレーションが促進される

普段とは異なる環境で仕事をしたり、他部門の従業員と会話を交わしたりすることで、新しい視点やアイデアが生まれやすくなります。多様な立場の意見が交わることで、課題に対して柔軟なアプローチが可能となり、業務改善や企画提案の質が高まるきっかけにもなります。

空間の有効活用でコスト負担を抑えられる

従業員が常に全員出社するとは限らない現代の働き方において、フリーアドレスは無駄なスペースを減らす手段として有効です。必要最小限の席数で運用できるため、レイアウト変更の手間や家具のコストも抑えられます。結果として、オフィス面積の圧縮や固定費削減にもつながるでしょう。

整理整頓の意識が高まりオフィスが清潔に保たれる

共有の座席を使用するフリーアドレスでは、個人の荷物を置きっぱなしにできないため、自然と片付ける習慣が身につきます。自分の次に誰かが使うという意識が働くことで、机上を清潔に保つようになり、オフィス全体の衛生環境の維持にもつながります。

なぜフリーアドレスを廃止する企業が増えているのか

フリーアドレスは一見すると合理的な仕組みに見えますが、実際の運用ではさまざまな課題が浮き彫りになっています。社内の働き方や組織の特性によっては、かえって業務に支障をきたすケースも出てきています。ここでは、フリーアドレス廃止を検討する企業が増えている背景について解説します。

固定化が進み部署ごとの連携が取りづらくなる

フリーアドレスを導入しても、従業員が毎日同じ席に座るようになれば、結局は固定席と変わらない運用になります。同じ部署や気の合う人ばかり集まるようになると、部門間の交流も進まず、コミュニケーションが偏る可能性があります。

本来期待されていた「垣根を越えた連携の促進」が実現されず、形だけのフリーアドレスになってしまうケースも少なくありません。

集中できる環境を確保しづらい

共有スペースでは周囲の会話や人の動きが気になりやすく、集中力を維持するのが難しい場面があります。電話の声や雑音が耳に入る環境では、思考が中断されやすくなり、業務効率の低下につながるケースも少なくありません。

特に静かな場所で作業したい業務には不向きで、集中スペースの不足が制度見直しのきっかけになることもあります。

従業員の所在を把握しにくくなる

固定席がないフリーアドレスでは、誰がどこにいるのかがわかりづらくなります。連絡や相談をしたくても、相手の席を探す手間がかかり、業務が中断されることもあるでしょう。特に広いオフィスでは所在確認に時間がかかることが多く、電話対応や来客対応の面でも支障が出る場合があります。

書類や私物の保管・持ち運びに手間がかかる

フリーアドレスでは、個人のデスクがないため、書類や文具、私物を毎回片付ける必要があります。ロッカーやキャビネットがあっても、席と保管場所の行き来が発生し、作業の効率を落としてしまうこともあるでしょう。

紙資料を多く扱う業務では、この手間が負担となり、管理が煩雑になることから、導入の見直しにつながるケースも見られます。

育成や指導の場が減り若手の成長を妨げることもある

席が流動的になることで、上司や先輩と日常的に顔を合わせる機会が減り、若手従業員の育成やフォローが難しくなることがあります。声をかけにくい距離感が生まれたり、質問のタイミングを逃したりすることで、成長の機会が減ってしまう懸念もあるでしょう。

状況把握がしづらくなることで、指導や評価が十分に行えないケースも出てきています。

フリーアドレスを廃止しないために必要な改善策

フリーアドレスを有効に活用するには、単に席を自由にするだけでなく、実務に即した仕組みづくりが求められます。目的の共有や日々の運用ルールを整えることで、制度の形骸化を防ぎ、柔軟な働き方を維持させられます。ここでは、制度の廃止を避けるために役立つ改善策について解説します。

制度の意義を従業員に正しく共有する

フリーアドレスを導入する際には、その目的を現場に浸透させることから始めます。自由な座席選びを通じて何を目指すのか、部門間連携や業務効率の向上など、狙いを明確に伝えて納得してもらうことが大切です。トップダウンでなく、全社的に方向性を共有することで、形骸化や混乱を防ぎやすくなります。

チーム内で声をかけやすい仕組みを取り入れる

フリーアドレスでは、チーム内の意思疎通が疎かになりがちです。こまめなミーティングやビジネスチャットの活用など、相談しやすい雰囲気作りが欠かせません。業務の進捗や困りごとを自然に共有できる場を作ることで、連携不足による支障を防ぎやすくなります。

紙資料を減らし管理の負担を軽減する

書類の持ち運びや保管が負担となる場合は、業務全体のペーパーレス化が有効です。クラウドストレージや文書管理ツールを活用すれば、どの席でもデータにアクセスでき、紙書類に伴う手間や紛失リスクも減ります。フリーアドレスとの相性も良く、業務効率の向上も期待できます。

固定席化を防ぐための運用ルールを工夫する

特定のメンバーや席に偏りが生じると、フリーアドレスの意義が薄れてしまいます。毎日ランダムで席を決める仕組みやローテーション制を導入するなど、固定化を防ぐルール作りが重要です。公平性と柔軟性のバランスを取ることで、制度が形だけにならずに機能します。

座席の利用状況を見える化するツールを導入する

従業員がどこに座っているか把握しづらい課題には、座席管理ツールが効果的です。空席の確認や事前予約ができる仕組みを整えることで、無駄な時間やストレスを減らせます。出社人数の変動にも柔軟に対応できるため、快適な運用環境の構築につながります。

文具を一括で管理する

個人で文具を管理する運用では、フリーアドレスとの相性が悪くなります。文具類は中央で一括管理し、誰もが使いやすい形にすることで、持ち歩きの手間やロッカーの圧迫を防げます。加えて、消耗品の無駄を減らし、総務の管理負担軽減も可能です。

レイアウトを最適化する

フリーアドレスを成功させるには、目的に合った空間設計が欠かせません。集中ブースや雑談スペースなど、用途に応じたゾーニングを行うことで、快適に使える環境が整います。座る場所によって仕事の質が変わらないよう、レイアウトは機能性を重視して設計しましょう。

専門業者に依頼する

社内だけでフリーアドレスを整備するのが難しい場合は、専門業者の力を借りるのも有効です。現状の課題整理からレイアウト設計、ツール選定まで、プロの視点で対応してくれるため、導入の失敗を防げます。客観的なアドバイスが得られる点も大きなメリットです。

プロの業者と連携して導入を進める

フリーアドレスは導入して終わりではなく、運用面で継続的な工夫が求められます。定着が進まない、社内の不満が増えているといった状況には、改善提案や定着支援を行う外部パートナーとの連携が有効です。業務内容や組織特性に応じた柔軟な調整を行うことで、運用トラブルの早期解決と制度の持続につながります。

資料「オフィスレイアウトの基本の教科書」を無料でダウンロードする

まとめ

フリーアドレスは柔軟な働き方を支える一方で、現場とのギャップが原因で廃止に至るケースも少なくありません。制度を形骸化させず、定着させるには、目的の共有や空間設計、運用の工夫を一体で見直すことが求められます。

丹青社は、多様な業界の空間づくりで培ったノウハウを活かし、柔軟かつ的確なオフィス空間をご提案します。現在のオフィスに課題を持つ方は、ぜひ丹青社へご相談ください。