グループアドレスで変わるオフィス環境｜導入メリットから成功の秘訣までを徹底解説

近年は働き方が多様になり、企業には柔軟で生産性の高いオフィス環境が求められるようになりました。その中で注目されているのが、部署ごとに席を運用する「グループアドレス」です。個人単位で席を選ぶフリーアドレスよりも定着しやすい一方で、十分な理解を持たずに導入すると、形骸化しやすい面もあります。

グループアドレスを導入する際には、目的の整理や適切な運用が欠かせません。この記事では、導入メリットから成功のポイントまで分かりやすく解説していきます。

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グループアドレスとは

グループアドレスとは、部署やチーム単位で使うエリアを決め、その範囲の中で席を自由に選べるワークスタイルです。固定席をなくしつつ、業務に必要な距離感は保てるため、従来の配置に近い安心感と柔軟性を両立できます。

ここでは、フリーアドレスとの違いや、グループアドレスが今注目される背景について解説します。

フリーアドレスとの違い

フリーアドレスはオフィス全体を対象に自由に座席を選ぶスタイルですが、グループアドレスは部署ごとに利用エリアを分けて運用します。この違いにより、必要な情報共有を行いやすく、日々の業務で迷う時間も減らすことも可能です。

また、メンバーの位置が把握しやすく、管理面での負荷も軽くなる特徴があります。

関連記事：オフィスをフリーアドレスにする手順とは？基本から導入事例も

グループアドレスが注目される背景

近年は、新型コロナウイルスの流行などがきっかけで働き方が変化し、出社人数が日によって大きく変わる企業が増えています。その結果、固定席による運営ではスペースを使いきれず、部署内の動線も煩雑になりがちです。

こうした課題を解決する方法として、コミュニケーションを保ちながら柔軟に座席を運用できるグループアドレスが選ばれるようになりました。運用しやすいことも導入が進む理由となっています。

グループアドレスを導入するメリット

グループアドレスを導入すると、働き方に多くの変化が生まれます。日々のコミュニケーションの取り方や業務の進め方が変わり、これまで固定席では見えにくかった課題や可能性に気づくことも可能です。ここでは、おもなメリットについて解説します。

部署ごとの連携が強化されチームの一体感が生まれる

グループアドレスであれば、同じエリア内で働くため、声をかけやすく相談のタイミングも逃しません。席が近いことで情報の行き違いが減り、判断もしやすくなります。また、業務の進み具合も共有しやすいため、遅れが出てもフォローできます。

さらに、周囲の状況を把握しやすいこともメリットです。結果として日々の動きがそろいやすくなり、部署全体での一体感がより強まります。

フリーアドレスよりも導入しやすく従業員が順応しやすい

グループアドレスであれば、部署単位で運用するため環境の変化が大きくありません。完全なフリーアドレスは、全社規模で入れ替わるため戸惑う人もいますが、グループアドレスは慣れたメンバーが近くにいるので安心です。

部署が決められていることで、行動のイメージも持ちやすく、はじめて座席運用を見直す企業にとっても導入しやすいスタイルです。変化が苦手な従業員も順応しやすく、移行期の負担を抑えられます。

マネジメントがしやすく進捗や勤怠を把握しやすい

グループアドレスの運用であれば、チームのメンバーがまとまって働くため、管理者が状況を把握しやすくなります。離れた場所に散らばらない分、声が届きやすく、遅れやトラブルにも早く気づけます。また、業務量の偏りにも目を配りやすいため、適切なフォローも可能です。管理負荷が増えにくく、マネジメントの質も高めやすいスタイルといえます。

従業員の教育・人材育成がスムーズに進みやすい

グループアドレスであれば、従業員が相談しやすい動線が自然に生まれます。周囲に先輩がいるため声をかけやすく、小さな疑問もその場で解消できます。教える側も様子を確認しやすく、理解の進み具合に合わせた指導が可能です。

また、孤立しにくい環境は、不安の軽減にもつながり、学ぶ姿勢を保ちやすくなります。育成のムラも出にくく、組織として安定した教育体制を作れることは大きなメリットです。

オフィスレイアウトの変更が容易でプロジェクト対応がしやすい

グループアドレスを採用すると、個人の固定席を前提としないため、レイアウトを変えやすくなります。必要に応じて机をまとめたり、プロジェクト単位で席を組み替えたりすることも可能です。人数の増減がある仕事でも柔軟に調整でき、短期間の体制変更にも対応できます。

また、動線の見直しも行いやすく、業務がスムーズに進みます。流動的な環境が求められる企業ほどこのメリットを感じやすくなります。

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業務内容や目的に応じて席の配置を柔軟に運用できる

グループアドレスであれば、席をどのように使うかを部署ごとに最適化しやすくなります。たとえば、集中作業が多い部署は静かなゾーンを中心に運用し、相談が多い部署はあえて密度を高めて対話しやすい空間に整えることも可能です。

このように、メンバーの働き方に合わせてエリアの使い方を切り替えられるため、業務の目的に合った環境を作れます。固定席のように使い方が一律にならないため、部署ごとの役割や日々の業務量に合わせて最適な働き方を実現できます。

グループアドレスを導入する手順

グループアドレスを定着させるには、準備段階で押さえるべき作業があります。導入前に現状の働き方を整理し、どの部署がどのように運用にかかわるのかを明確にしておくことが重要です。ここでは、導入に向けて必要な進め方について解説します。

1. 導入目的を明確に設定し全社で共有する

最初に行う作業は、導入の目的を社内全体に分かりやすく伝えることです。ただ導入することを伝えるのではなく、コミュニケーションを増やしたいのか、生産性を高めたいのか、その目的まで具体的に伝えるようにします。

全員が同じレベルで理解する必要があるため、必要に応じて説明会を開いたり資料を作ったりして準備を進めましょう。

2. 対象部署と必要な座席数を算出する

社内全体に導入を伝えた後は、どの部署が運用に向いているかを洗い出し、在席率を調べて必要な席数を計算します。営業・管理・技術など、業務スタイルは部署ごとに異なるため、現状の働き方を整理しながら判断することが大切です。無駄な席を作らないためには、現場に対する細かなヒアリングが欠かせません。

3. 業務内容に合わせたレイアウトを設計する

部署の特性に合わせ、どの位置にどんな席を置くのが最適かを検討します。集中作業が多い部署なら静かなゾーンを確保し、相談が多い部署には対話しやすい配置が最適です。動線の確認や家具選定も並行して進めながら、実際の働き方に合うレイアウトへ整えていきます。

4. 目的に沿った運用ルールを策定し社内に浸透させる

最後に利用ルールを整理し、それを社内へ確実に伝えていきます。席の使い方や片付け方、エリアの使い分けなどを明確にし、マニュアル化します。説明会や共有ツールを使い、全従業員が迷わず運用できる状態にすることが大切です。

グループアドレスを成功させるポイント

グループアドレスを定着させるには、導入後の運用プロセスが非常に重要です。日々の働き方にどのような変化が生まれているのかを把握し、従業員の声を取り入れながら改善していく姿勢が欠かせません。ここでは運用を軌道に乗せるための実践的なポイントを解説します。

従業員に導入目的を浸透させ理解を深める

グループアドレスを定着させるには、導入目的を明確に伝え、従業員が同じ方向を向く状態を作ることが大切です。ただ一方的に書面などで伝えるだけでなく、説明会や小規模な対話の場を設けて疑問を解消し、目的とメリットを実感できる形で共有するようにします。

目的の理解が深まれば、自発的に協力しようとする動きが生まれ、運用も安定しやすくなります。

部署との相性を見極め運用ルールを柔軟に見直す

グループアドレスを導入した後は、部署ごとの働き方にあっているかを定期的に見直す姿勢が欠かせません。チームワークの比重が高い部署と、集中作業が多い部署では求められる環境が異なります。実際に運用してみて負担が生じていないかを確認しながら、席の使い方やエリアの調整を柔軟に更新すると、運用の質も高まっていきます。

席の固定化を防ぎコミュニケーションを活性化させる

席が固定化されると従来の配置と変わらず、グループアドレスの効果を得にくくなります。そのため、あえて席の選び方を工夫したり日によって利用ゾーンを切り替えたりする運用が有効です。固定化を防ぐ仕組みを整えると、新しい交流が生まれやすくなり、コミュニケーションも活発になります。

ペーパーレス化を同時に推進し業務効率を高める

紙資料を多く抱えたままでは席の移動が負担になり、運用が定着しにくくなります。ペーパーレス化も一緒に進めれば、資料の持ち運びや管理の手間が減り、作業効率を向上させることも可能です。デジタル化によって情報共有スピードも上がり、グループアドレスの運用がよりスムーズに進む環境が整います。

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まとめ

グループアドレスは、部署ごとの連携を高めながら柔軟な働き方を実現できる仕組みです。運用ルールやレイアウトの工夫を重ねることで、コミュニケーションや業務効率の改善につながりやすくなります。どの企業にも同じ正解があるわけではなく、自社の課題や働き方に合わせて最適なかたちを探る姿勢が大切です。

また、オフィスづくりは席の配置だけで完結するものではなく、そこで生まれる体験や行動までを踏まえた設計が求められます。グループアドレスを検討する際は、働く人にとって心地よさと成果の出しやすさを両立できているかを一度見つめ直すと判断しやすくなるでしょう。

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