共同オフィスとは？コワーキングスペースなどとの違いや選び方を解説

共同オフィスとは、1社だけではなく複数の会社や個人が共同で使うオフィスのことです。共同オフィスを利用することで、コスト削減や多様な働き方への対応などが可能となります。本記事では、共同オフィスの特徴やメリットを解説します。共同オフィスの利用が向いている会社や利用手順なども解説するため、ぜひ参考にしてください。

共同オフィスとは何か

共同オフィスとは、複数の会社または個人がオープンなスペースをシェアして、利用するオフィスです。共同オフィスにはデスクや椅子、Wi-Fi環境やOA機器などが揃っており、パソコンやタブレットなどのデバイスを持ち込むだけで作業が行えます。

共同オフィスの歴史とは

共同オフィスの始まりは、2006年ニューヨークだといわれています。フリーランスたちが、一緒に仕事を提供する場所を提供したことが始まりだとされており、日本では2010年神戸に初めて共同オフィスが誕生しました。その後、徐々に全国に広まったとされています。

共同オフィスの現状とは

共同オフィスの市場規模は拡大しています。これは、新型コロナウイルス感染症の拡大や政府の働き方改革などの影響を受けて、需要が高まっていることが要因です。都市部だけでなく、郊外への進出も増えているようです。

共同オフィスの種類を確認

共同オフィスにはいくつかの種類があります。ここでは、コワーキングスペースとシェアオフィスについて解説します。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースとは、複数の会社や個人がオープンになっているワークスペースを利用する、共同オフィスです。座席指定がないため、好きな席で作業ができます。また、さまざまな職種の人が利用するため、他業種との交流を深めるきっかけにもなります。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、複数の会社や個人が1つのオフィスをシェアしながら利用する、共同オフィスです。スペースを月額契約で利用するケースが一般的です。立地の良い場所にオフィスを持ちたい場合にもおすすめです。

他のオフィス形態との違いを解説

共同オフィス以外にも、さまざまなオフィス形態があります。ここでは、その他のオフィス形態と共同オフィスとの違いを解説します。

レンタルオフィスの違いとは

レンタルオフィスとは、その名のとおり自社や個人専用のスペースを借りて作業をする形です。レンタルオフィスは個室で、共同スペースで仕事をするオフィスではありません。個室のためプライベートな空間として利用できることが特徴です。

バーチャルオフィスの違いとは

バーチャルオフィスとは、実在しないオフィスのことです。オフィスが実在していなくても法人登記ができるため、住所だけ利用したいという場合にも便利です。また、必要最低限にはなりますが対面での打ち合わせ、郵便物の転送などにも対応しています。

サテライトオフィスの違いとは

サテライトオフィスとは、既存のオフィスとは別の場所に小規模なオフィスを設ける施設です。本社などの拠点と連携しながら業務を進められます。自社専用のワークスペースとして利用でき、本社や支社までの通勤が難しい従業員でも利用しやすいです。

共同オフィスを利用するメリットを解説

共同オフィスを利用することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、共同オフィスのメリットを詳しく解説します。

初期費用を抑えられる

共同オフィスを利用することで、初期費用を大幅に抑えられます。共同オフィスにはすでにオフィス家具やOA機器、インターネット回線などが揃っています。また、内装工事の費用なども必要ありません。オフィスとして活用するための工事がいらないため、契約後も速やかに仕事をスタートできるでしょう。

固定費の削減につながる

共同オフィスなら、固定費の削減も可能です。共同オフィスの場合、通常のオフィスと異なり毎月の通信費や賃料、水道光熱費などの支払いが発生しないため、固定費を抑えられるでしょう。ただし、月額利用料などはかかります。料金プランによっては逆に費用がかかるケースもあるため、利用状況に応じて適した料金プランを選ぶことが重要です。

拡大・縮小しやすい

共同オフィスの場合、通常のオフィスのように年単位で契約する必要はありません。年単位の契約だと、従業員の増減にオフィスの広さが合わなくなっても、自由に拡大や縮小はできません。共同オフィスは短期間での契約が可能な場合が多いため、従業員数の増減に合わせてオフィスの拡大や縮小がしやすくなっています。

立地が良い

共同オフィスは立地の良さもメリットの1つです。たとえば、主要駅の近くやビジネス街の近くなど、アクセスがしやすい場所に共同オフィスを設けるケースが多いようです。一等地にオフィスを持てるため営業活動がしやすくなったり、従業員が通勤しやすくなったりといったメリットが考えられます。

多様な働き方をサポート可能

共同オフィスは、多様な働き方への対応としても適しています。たとえば、子育てや介護との両立をしたい、自宅では仕事に集中できるスペースが確保できない、という従業員にも共同オフィスは利用しやすくなっています。ワークライフバランスが向上することで、従業員のモチベーション向上や、生産性アップなどにつながる可能性もあるでしょう。

共同オフィスならではのデメリットとは

共同オフィスにはデメリットもあります。ここでは、共同オフィスで生じるデメリットを3つ解説します。

周囲への配慮が必要

共同オフィスは、自社だけではなく他の会社や個人など自社以外の人も利用しています。そのため、利用する際にはある程度の配慮が必要です。たとえば、大きな声を出す、従業員同士で談笑するなどは控えたほうがよいでしょう。電話での対応やオンライン会議が多い場合には、専用のブースなどの設備が整っている共同オフィスを選ぶことが大切です。

周囲が気になる場合もある

自社の従業員だけでなく、他の会社の人も働いているため音が気になる場合もあるようです。たとえば、電話の通知音や話し声、オンライン会議の声などが聞こえてくるケースもあるため、静かな環境を確保しにくい場合もあります。従業員に静かな環境で作業にあたってほしい場合は、固定席や個室などを契約するとよいでしょう。

施設によって広さや設備が異なる

共同オフィスは施設によって広さや設備が異なります。最新の設備を導入しているオフィスもあれば、インターネット回線などの必要最低限の設備しかないオフィスもあります。利用する共同オフィスによって環境は大きく異なるため、契約前に確認しましょう。業務に必要な設備が揃っているかは必ず確認しておきたいポイントです。

共同オフィスの利用がおすすめの会社・業種とは

共同オフィスの利用がおすすめの会社としてまず挙げられるのは、起業したばかりの会社です。起業したばかりの場合、人員増加を見込んでいるというケースも多いでしょう。共同オフィスなら従業員の増減に合わせてスペースの拡大が可能です。また、ライターやプログラマー、ネットショップの運営、コンサルタントなどのパソコン作業が多い業種にも向いています。

自社に最適な共同オフィスの選び方とは

共同オフィスを選ぶ際には、自社に合った施設を選ぶことが大切です。ここでは、共同オフィスの選び方を解説します。

選び方1：料金

まずは料金を確認しましょう。初期費用だけでなく、月額料金や料金プランなどもしっかり確認しておくことが大切です。また、会議室の利用や、フォンブースの利用といったオプションサービスを利用する場合には、オプション料金を含めた金額を確認しましょう。

選び方2：アクセス

アクセスの良さも重視したいポイントです。アクセスが良いと営業活動がしやすくなるため、取引先への訪問もしやすくなります。クライアントへの訪問や対面でのやり取りが多い場合は特に、アクセスを重視するとよいでしょう。

選び方3：設備・サービス

共同オフィスは施設や場所によって設備やサービスが異なります。あると便利な設備としては自動販売機やホワイトボード、ロッカーなどが挙げられます。サービスとしては、フリードリンクサービスや郵便物の発送代行などがあると便利でしょう。

選び方4：スタッフの有無

共同オフィスによっては無人で運営している場合もあります。スタッフが常駐している共同オフィスの方が、サービスや衛生管理が充実している傾向があるため、できれば有人の共同オフィスを選びましょう。

選び方5：セキュリティ

セキュリティ対策も重要視したいポイントです。セキュリティ対策が徹底されている共同オフィスなら、安心して業務にあたれます。たとえば、個室の鍵がある、専用ロッカーをレンタルできる、受付が常駐しているなどの対策が取られていると安心です。

選び方6：利用時間

共同オフィスによっては利用時間が制限されているケースもあります。また、曜日によって利用時間が異なる施設もあるため、利用時間は必ず確認しておきましょう。自社の営業時間に利用できるかどうか事前にチェックが必要です。

共同オフィスにおける一般的な利用の流れ

共同オフィスの利用方法は施設によって異なりますが、一般的な流れは以下のとおりです。

1. 内覧
2. 必要書類の提出
3. 入居審査を受ける
4. 契約を締結する

一般的には登記簿謄本の写しが必要になるため、契約前に用意しておくとよいでしょう。また、契約内容によっては内覧や審査などが不要になるケースもあるため、利用したい施設に確認を取っておくと安心です。

まとめ

共同オフィスとは、複数の会社や個人がオープンなスペースをシェアする形のオフィスです。共同オフィスを利用することで、初期費用や固定費の削減が可能です。また、従業員の増減に合わせてスペースを拡大・縮小できるため、起業したばかりの会社にもよいでしょう。

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