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会議室が足りない理由とは？リスクや解消法を詳しく解説！

業務を円滑に進めるためには、会議室でのミーティングが不可欠です。一方で「テレワークからオフィスワークに切り替えたところ、会議室が足りなくなった」という悩みを抱える企業は少なくありません。本記事では、会議室が足りない理由や不足を解消する方法を解説します。会議室不足を放置すると、深刻な問題が発生するリスクが高まるため、迅速に対処することが重要です。定

なぜ会議室が足りないのか

会議室が足りなくなる状態には、さまざまな理由があります。まずは、会議室が不足する主な理由を見ていきましょう。

会議室の数が少ない

会議室が不足している根本的な原因は、働いている人の数に対して会議室の数が少ないことにあります。たとえば、テレワークの普及でオフィスを縮小したものの、出社回帰を進めているような企業では、会議室が足りない事態に陥りやすいでしょう。また、企業が成長し従業員が増えているなかで、会議室の増設が追いつかないといったケースも見られます。

会議の内容と会議室のサイズが合っていない

会議の内容と会議室のサイズが合っていないと、会議室が不足しやすくなります。たとえば、4人程度の小規模な打ち合わせをするのに、収容人数16人以上の大きな会議室を使用するケースです。反対に、大人数の会議にもかかわらず、小さな会議室しか使用できなければ会議の質が低下する恐れがあります。

不要な会議に使われている

不要なミーティングや打ち合わせで会議室を使っていることも、会議室が足りなくなる理由のひとつです。会議は日々の業務で欠かせないものですが、すべてが必要なわけではありません。これまでの慣習や価値観で何となく開催している会議がある場合は「本当に会議室で行う必要があるのか」を見極めることが大切です。

「対面でなくても問題ない」と判断したミーティングや打ち合わせがあれば、Web会議システムやチャットツールなどの活用も検討してみましょう。

会議が延長して予定時間をオーバーする

会議の時間が長いほど「会議室が足りない」と感じるシーンが増えてきます。一般的に、実のない会議ほど時間をオーバーする傾向にあります。会議室の予約をしていても、上司や先輩から「打ち合わせが長引いているから会議室を使うのを少し待ってほしい」といわれてしまうこともあるでしょう。

次の会議が予定通りに始められなければ、参加者の時間を奪うだけでなく、職場環境への不満も募ってしまいます。

仮予約や空予約が発生している

会議室の数を十分に確保していても「会議室が予約できない」といった問題が発生するケースがあります。これは、仮予約や空予約が原因です。使用するかどうか分からない状況で「念のために会議室を押さえておく」という行為が常習化してしまうと、本当に必要な会議が実施できなくなります。

仮予約を受け付ける場合は「3日以内に確定しなければ予約を自動で取り消す」などの決まりを作ると、会議室がスムーズに利用しやすくなります。

会議室の使用ルールがない

会議室の使用ルールがないのも、会議室が不足する原因です。誰でも好きな時間に会議室が使える状況では、長時間の予約や複数候補日の仮押さえなどが発生しやすくなり、会議室が不足します。「会議室を予約できる時間は2時間以内」「1人あたり1週間に予約できる回数は3回まで」など、予約時間や回数の上限を決めておくと、効率の良い運用が可能です。

会議室不足のリスク

会議室の不足は、企業と従業員の双方にとってリスクとなります。ここでは、会議室が足りないことで起こりうる問題を見ていきましょう。

情報共有が難しくなる

会議室が不足すれば、部署やチームで適切にミーティングや打ち合わせができなくなり、情報共有が難しくなります。「プロジェクトの進捗が把握できない」「お互いの責任の範囲について話し合えていない」といった状況は、計画が遅延したり、メンバー間で誤解を招いたりするリスクがあります。

意思決定のスピードが低下する

企業活動で重要なのは意思決定のプロセスです。ニーズが多様化し、変化も激しい現代においては、スピード感のある意思決定が欠かせません。会議室の不足が原因で重要な会議を開催できなければ、意思決定のスピードが低下し、競合他社にも差をつけられてしまいます。経営陣の意思決定の遅れは、業績を左右するケースが多く、企業の成長機会を損失することにもつながります。

情報漏えいリスクが大きくなる

会議室が不足すると、オープンスペースを使わなければならないケースが発生しやすくなります。たとえ社内の人だけしか入れないスペースであっても、人事や経営に関わる話題など、社内の機密事項に関する話を不用意にするのは好ましくありません。

社外の人も出入りできる商談スペースや、外部のカフェで打ち合わせをしている状態は、さらに情報漏えいのリスクが高まるため、早急な改善が求められます。

手軽にできる会議室不足の解消

ここでは、工事などを行わず手軽に実践できる会議室不足を解消する方法を解説します。

会議室の運用ルールの導入や啓蒙

会議室の運用ルールを定めていない場合は、新たに導入することでコストをかけずに会議室不足を解消できる可能性があります。ルール策定では、予約可能な時間や回数などを具体的な数値で示すと効果的です。また、会議室を公平に利用するためのルールを策定するだけでなく、周知・啓蒙することも重要です。

「すでに既存のルールがあるのに会議室が不足してしまう」といった場合は、周知を徹底するとともに、必要に応じてルールの見直しも検討してみましょう。

会議室予約システムの活用

会議室予約システムの活用も、会議室不足を解消する有効な手段です。オンライン上で会議室の空き状況を管理することで、急な会議の開催やキャンセルにも柔軟に対応できるようになります。会議室予約システムには、さまざまな機能があるため、自社に適したものを選ぶのがポイントです。

たとえば「予約済みにもかかわらず、実際は会議室を利用していないケースが多発している」といった課題を抱えているケースもあるでしょう。このような場合、一定時間が経過したあと、自動的に予約が解除される機能が搭載されていると便利です。

工夫して会議室不足を解消する手段

続いては、従来のスペースを工夫して使うことで会議室不足を解消する方法を解説します。

ブースの導入

執務スペースに空きがある場合は、ブースを導入することで会議室不足を解消できます。個室ブースであれば、業務に関する個人的な相談や、機密情報を取り扱う小規模な会議でも活用できます。ブースの種類やサイズによって設置方法は異なるものの、基本的に大掛かりな工事は不要で、組み立てや解体も繰り返し行えます。「コストを抑えて、小さな会議室を設置したい」というケースにおすすめの方法です。

レイアウトを変更し機能エリアを増やす

レイアウトを変えることで機能エリアを増やすことも手です。例えば、ペーパーレス化を推進することで、書類の保管に必要なスペースを削減できます。空いたスペースを利用し、集中ブースや半個室など機能的なエリアを設けることができれば、会議室の不足解消につながります。完全個室ではなく半個室のスペースでも、簡単な打ち合わせやWeb会議などは十分に対応可能です。

会議室を分割する

既存の大きな会議室を分割し、個室を増やすのも選択肢のひとつです。たとえば、30人規模の大会議室は「10人用会議室1つ」「4人用会議室2つ」「半個室6つ」といった分割ができ、会議室不足を解消しやすくなります。壁を新しく設置する方法もありますが、パーテーションで区切れるようにしておくと、参加人数に合わせて柔軟に会議室のサイズを変更できます。

オフィスの移転や改装も検討しよ

「テレワークからオフィス出社に切り替えたい」「従業員の増加に対応したい」といった場合は、オフィスの移転やリニューアルを考えるべきタイミングかもしれません。事業の拡大によって従業員が増えているのであれば、衛生管理の観点からも広いスペースが必要となります。

現在のオフィスで対応する場合は、機能の見直しやスペースを有効活用するための工夫が不可欠です。オフィスの課題を把握し、将来的な働き方までイメージしたうえで、従業員が快適に働ける環境を構築していきましょう。

関連記事：オフィス移転でやることは？スケジュールの目安や業務の流れを紹介

まとめ

会議室が足りない問題を解消するには、システムの活用や個室ブースの導入、レイアウトの変更をはじめ、さまざまな方法があります。また、複数の方法を組み合わせることで、それぞれの相乗効果も期待できます。

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