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オフィスの出社率とは？出社率を上げるメリットやアプローチを解説！

オフィスの出社率は企業にとって重要な指標となっています。従業員の勤務状況やオフィスの稼働状況を正確に把握し、業務効率を改善するためには、出社率の適切な管理が欠かせません。本記事では、オフィスの出社率について解説します。オフィスの出社率を計算する方法や、出社率を上げるアプローチなども解説するので、ぜひ参考にしてください。

オフィスの出社率とは

オフィスの出社率とは、リモートワークを採用している企業において、オフィスに出社した人の割合を示す数値のことです。出社に関する規則やルールがない場合に、オフィスの稼働状況を把握したり、適正なスペースや座席数を検討したりする際の指標として、出社率は役立ちます。

また、出社率を計算する過程で個々の従業員の出勤パターンを把握できると、1人ひとりの心身の健康状態を推測する手がかりを得られます。

オフィスの出社率を計算する方法

オフィスの出社率の計算式は「出社率＝出社日数 ÷ 総可能出社日数 × 100」です。出社率を計算する過程は以下のとおりです。

出社率を求める期間を設定する
期間中に各従業員が出社した日数を集計する
期間中に出社できる最大日数である、総可能出社日数を確認する
集計した出社日数と総可能出社日数を計算式に当てはめて計算する

たとえば、従業員数が100人の企業における、平日5日間の出社率を算出してみましょう。仮に従業員の半数が5日間すべて出社し、半数が5日間すべてリモートワークを選択した場合、以下のように出社率が計算されます。

出社日数：（100 ÷ 2） × 5 ＝ 250日
総可能出社日数：5 × 100 ＝ 500日
出社率：250 ÷ 500 × 100 ＝ 50％

オフィスの出社率を計算する目的

オフィスの出社率を計算する目的を解説します。従業員の勤務状態の把握とオフィススペースの最適化に向け、出社率を役立てましょう。

勤務状況を把握する

出社率を計算する過程で、従業員1人ひとりの出勤パターンを把握できます。出勤パターンは、従業員の心身の状態を間接的に示す指標のひとつとなる可能性があります。たとえば、出社率の急な変化や継続的な低下が見られる場合、その背景には健康面の課題やストレスが存在するかもしれません。早期の気づきと適切な対応により、従業員が健全に働けるよう支援できます。

オフィススペースを最適化する

出社率は、オフィススペースの最適化を検討する際の指標となります。たとえば、出社率が低い傾向にあると分かれば、よりコンパクトなオフィスに移転すると、賃料などのコストを削減できる可能性があります。

一方、出社率が高く、座席の不足が見られる場合は、オフィスの拡張を検討する必要があるかもしれません。オフィスを拡張する際は、単純に執務エリアを広くするのではなく、コミュニケーションスペースや集中作業エリアなど、多様な働き方に対応できるレイアウトを検討するとよいでしょう。

関連記事：オフィスの最適化はなぜ必要？メリットやポイントを解説

オフィスの出社率を上げるメリット

対面でのコミュニケーションが増えると、組織の活性化が見込めます。ここではオフィスの出社率を上げるメリットを解説します。

コミュニケーションが円滑になる

出社率を上げると対面でのコミュニケーションが増え、チャットやメールでは表現が難しいニュアンスや、相手の感情などを読み取りやすくなります。表情や声のトーン、身振り手振りなどを通じて、より豊かな意思疎通が可能です。

効率的に業務をこなせる

出社する従業員が増えると、気軽に声をかけたり相談したりできるため、情報伝達が円滑になります。リモートワークでもチャットやメールで連絡を取れますが、回答を得られるまでにタイムラグが生じるケースも少なくありません。対面でのコミュニケーションなら即座に情報を共有できるため、業務の効率化にもつながります。

生産性が向上する

業務に必要な設備やデータが集約されているオフィスでは、効率的な業務遂行が可能です。また、従業員が同じ空間で働くことで、お互いの業務状況を直接確認できるため、円滑なタスク管理やマネジメントも実現できます。このように、充実した業務環境と円滑なマネジメントにより、組織全体の生産性向上を期待できます。

人材育成がしやすくなる

オフィスに出社して対面で指導を行うと、技術や知識をより効果的に伝えられます。育成対象者の表情や反応を見て理解度を推測できると、1人ひとりの状況に応じて柔軟に対応できるためです。また、育成対象者にとっても、ベテラン従業員の仕事の進め方や振る舞いを間近で学べたり、疑問点をその場で解消できたりするメリットがあります。

従業員の意欲が高まる

オフィスに出社すると、同僚との日常的な交流や対話を通じて、仕事への意欲が自然に高まります。社食やカフェスペースなどの福利厚生施設の利用も、従業員のモチベーション向上に繋がるでしょう。さらに、企業の理念や文化が反映されたオフィス環境で働くことで、組織への帰属意識の向上も期待できます。

一体感が生まれやすい

オフィスに出社して対面でコミュニケーションを取るうちに、お互いへの理解が深まり、従業員間に一体感が生まれます。チームの結束力が高まると、従業員同士が積極的に協力する風土が醸成され、組織力の強化につながります。

オフィスの出社率を上げるためのアプローチ

オフィスの出社率を高めるには、従業員が自主的に出社したいと感じる環境づくりが重要です。以下のようなアプローチを検討してみましょう。

業務に集中できる環境を用意する

出社率を高めるには、業務に集中できる環境を用意するべきです。オフィスの温度や照明をはじめ、作業環境や人間関係なども含めて、従業員が快適に働けるように環境を整えましょう。リモートワークと比べて通勤時間という負担が生じるため、出社したいと従業員が素直に思えるような魅力的な環境づくりが求められます。

コミュニケーションを促進する場を作る

オフィスの価値を高める施策の一環として、コミュニケーションを促進させる環境づくりが挙げられます。たとえば、フリーアドレス制度を導入すると、部署や部門の壁を越えた交流が生まれやすくなります。また、カフェスペースのような気軽に人が集まれる場を設けることで、自然なコミュニケーションを促せるでしょう。

リフレッシュスペースを設置する

リフレッシュスペースを設置すると、気分転換できてオフィスの居心地のよさを実感できます。リモートワークでは、業務とプライベートのメリハリをつけにくく、働きにくいと感じる従業員もいるでしょう。一方、リフレッシュスペースのあるオフィスなら、適度な休憩を取ることで集中力を維持でき、結果として生産性の向上にもつながります。

社食のサービスを充実させる

飲食に関する福利厚生が充実していると、従業員にとって出社するメリットが大きくなり、出社率の向上につながります。たとえば、設置型社食で栄養バランスのとれた食事を安価で提供したり、ラウンジスペースにコーヒーやお菓子を常備したりすると、従業員の満足度を高められます。

ボーナスや表彰を用意する

出社を金銭的に評価すると、従業員の出社意欲を高められます。たとえば、早朝出社に対する手当支給など、具体的な報酬を設定する企業も見られます。金銭的な評価に限らず、優れた取り組みを社内メディアなどで表彰する施策も、出社率の向上に効果的です。「オフィスで成果を上げたら評価された」という経験が、出社意欲を向上させるためです。

オフィスでイベントを開催する

オフィスで開催するイベントも、出社率の向上に効果的です。懇親会やスポーツ大会などのイベントを通じて従業員同士が打ち解けると、オフィスで一緒に働きたいという気持ちが自然に芽生えるでしょう。また、イベントは従業員のモチベーションを向上させ、部署や部門を越えた交流が生まれるきっかけにもなります。

関連記事：従業員の出社率を高める、働く+αの付加価値を持つ海外オフィス事例

まとめ

オフィスの出社率を向上させると、対面でのコミュニケーションが促進されます。円滑な意思疎通を通じて、業務効率が向上するとともに、仕事の質も高まる可能性があります。オフィスの出社率を向上させるために、働きやすく居心地のよいオフィス環境を目指しましょう。

株式会社丹青社は、多様な施設の調査・企画・設計・施工・運営管理など、幅広い領域で空間づくりの事業展開を行っています。チェーンストア事業では、パイオニアとして活躍中です。また文化施設事業においては、専門のシンクタンクを備え、業界でも有数のシェアを誇ります。空間づくりによってオフィスの出社率を上げるアプローチを検討する際は、ぜひご相談ください。

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