オフィスコミュニケーションを活性化するためのレイアウトやスペースを紹介！

企業にとって、コミュニケーションの活性化は重要です。オフィスづくりを工夫すれば、コミュニケーションの活性化を実現できます。この記事では、オフィスコミュニケーションの活性化が求められる理由を示したうえで、おすすめのオフィスレイアウトやスペースなどについて解説します。オフィスのトレンドや注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。

オフィスコミュニケーションの活性化が求められる理由・背景

オフィスコミュニケーションを活性化させる取り組みは、従来よりも重視されています。働き方の多様化によってテレワーク、在宅勤務、フレックスタイムなどが普及した結果、社内のコミュニケーションが取りにくくなっているためです。うまくコミュニケーションを取れない職場では仕事に必要な情報共有がスムーズにいかず、作業効率が低下しやすくなります。

そのような状況で業務を滞りなく進めるには、コミュニケーションの活性化を促す必要があります。オフィスのあり方を見直し、コミュニケーションが取りやすい環境を整えることが大切です。

オフィスコミュニケーションを活性化させるメリット

オフィスコミュニケーションの活性化には、さまざまなメリットを期待できます。以下で詳しく解説します。

業務効率化

オフィスコミュニケーションを活性化させると、業務効率化につながります。日頃から従業員同士が積極的にコミュニケーションを取っている職場では、どのような状況でもスムーズに意思疎通が可能です。情報をきめ細やかに共有でき、効率よく業務を進めやすくなります。

また、コミュニケーションが活発になれば、仕事のミスも減らせます。認識のズレが生じにくくなり、適切に業務を進めることが可能です。

従業員満足度の向上

コミュニケーションを活性化できれば、従業員満足度の向上も期待できます。従業員同士でコミュニケーションが取りやすい職場は居心地がよく、自分の意見を周囲へ気軽に共有できます。働きやすいと感じる従業員が多くなり、自社で長く働きたいと考える従業員の割合も増える可能性が高いです。従業員満足度が向上すると、離職率の低下にもつながります。

新しいアイデアの創出

社内のコミュニケーションが活発になると、ビジネスを成功に導くための新しいアイデアも生まれやすくなります。例えば、部署の垣根を超えて自由に意見交換できる環境なら、新しい視点を得やすく固定観念に捉われない発想で物事を考えられます。その結果、新しいアイデアも多く生まれ、事業を大きく発展させるイノベーションが起きやすくなるでしょう。

従業員のコミュニケーションの活性化は、自社を成長させるためにも重要です。

企業イメージの向上

すでに触れた通り、オフィスコミュニケーションが活性化すると離職率の低下も促せます。離職率が低い企業は働きやすいという認識をもたれやすく、企業イメージの向上を期待できます。

また、活発なコミュニケーションを目指してオフィスづくりに取り組めば、従業員だけでなく取引先や求職者なども自社に対してよい印象を抱く可能性が高いです。

コミュニケーションを活性化させるためのオフィスレイアウトやスペースの例

社内のコミュニケーションを活性化させるには、オフィスレイアウトの工夫やスペースの有効活用が効果的です。具体的な例をあげて解説します。

フリーアドレス

フリーアドレスとは、従業員が作業する座席をあえて固定せず、好きな場所で働けるスタイルです。従業員はその日の気分や取り組む作業の内容に合わせ、オフィス内のどこで働くか自由に決められます。

フリーアドレスは座席が決まっていないため、異なる部署の相手の近くで作業する場合もあります。業務上の関わりがない従業員同士が自然に交流するきっかけになりやすく、コミュニケーションの活性化が可能です。

関連記事：オフィスをフリーアドレスにする手順とは？基本から導入事例も

回遊型のレイアウト

回遊型のレイアウトとは、オフィスを一回りできる動線が確保されているレイアウトです。オフィス内を自由に動き回りやすく、偶発的にさまざまな従業員と接点をもてます。座席が近い従業員だけでなく、座席が遠い従業員とのやり取りも容易です。情報伝達や意見交換を気軽に行えるため、コミュニケーションの活性化につながります。

動線の途中にリフレッシュスペースやコピーコーナーも設ければ、気軽な会話から重要なアイデアが生まれる可能性もあります。

リフレッシュスペース

リフレッシュスペースとは、従業員が休憩するために設けられたスペースです。例えば、飲み物やビジネスに関する書籍などを置いておき、従業員が自由に利用できるようにします。従業員が自然に集まる場所になり、普段は関わる機会が少ない従業員同士が交流するきっかけになる場合も多いです。

リラックスしながら雑談できるため、ストレスを発散しつつ気軽なコミュニケーションを取れます。何気ない会話のなかでビジネスに役立つ意見交換ができます。

関連記事：リフレッシュスペースで職場環境改善｜必要性・メリット・注意点・成功事例を解説

集中スペース

集中スペースとは、従業員が個人で作業に集中できるスペースです。従業員同士のコミュニケーションに重きを置いたオフィスづくりをすると、目の前の作業に集中しにくくなる場合もあります。

業務を進めるうえでコミュニケーションは重要ですが、ときには従業員が1人で黙々と作業したいと思う場面もあります。そのような場合に集中できる場所が確保されていると、気持ちを切り替えて作業しやすいです。

ミーティングスペース

ミーティングスペースとは、社外の相手を自社に招いて商談や会議などをする際に活用できる場所です。専用のスペースがあれば、オフィスが開放的な雰囲気であっても周囲を気にせず落ち着いて会話できます。

ミーティングスペースは、社内における打ち合わせにも利用可能です。オフィス内にミーティングスペースがあればいつでも気軽に話し合いができるため、コミュニケーションの機会を増やせます。

コピーコーナーのスペース

オフィス内にコピーコーナーを設置すると、さまざまな部署の従業員同士のコミュニケーションを促すきっかけになります。コピー機やコピーに関連する備品だけでなく、例えば社内掲示板やゴミ箱なども設置すれば、人がより集まりやすくなります。従業員同士が顔を合わせたタイミングで自然なコミュニケーションが生まれると、業務によい効果をもたらす可能性が高いです。

また、コピーコーナーの近くにコーヒーサーバーや自動販売機などを併設した場合、さらにコミュニケーションを促進できます。

パーテーションの撤去

空間を区切ったり、感染症の伝染を防いだりする目的でパーテーションを設置しているオフィスもあるでしょう。しかし、オフィス内にパーテーションが多すぎると、閉鎖的な印象になります。従業員同士のコミュニケーションを妨げる原因にもなるため、注意が必要です。

オフィス内のコミュニケーションを促すには、パーテーションの数を必要最低限にして開放的なレイアウトにする方法もおすすめです。

コミュニケーション活性化を目的としたオフィスづくりの事例

コミュニケーションの活性化を目的としてオフィスづくりをしている企業は多いです。ここでは、弊社が携わったオフィスづくりのプロジェクト事例を紹介します。（※h3直下に画像挿入をお願いいたします）

やまやコミュニケーションズ 本社オフィス

辛子明太子を製造販売しているやまやコミュニケーションズは、コミュニケーションの活性化を目指して本社のオフィスづくりに取り組んでいます。オフィスの面積の縮小が決まり、効率的に使いやすいレイアウトが検討されました。

従業員が自然に集まりやすいすり鉢型プレゼンテーションスペースを設け、自由に利用できるようにしています。また、間仕切りをあえて無くし、開放的で一体感のある空間を生み出しました。従業員のパフォーマンスの向上を後押しできる環境が整い、高い成果につながっています。

やまやコミュニケーションズ 本社オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

USEN-NEXT GROUP オフィス

USEN-NEXT GROUP は、映像配信サービスをはじめとする多数の事業を手掛ける企業です。複数のビルに分散していたオフィスを統合し、従業員の自由な働き方に合わせた新しいオフィスづくりを行いました。

ボーダレスなワークスペースを構築し、従業員が自由に利用できるようになっています。多様な造作家具を取り入れ、幅広い執務環境を整えました。ホテルやレストランのように洗練された落ち着いた空間に仕上がっています。また、ABW（Activity Based Working）を意識し、従業員にとって働きやすいオフィスづくりをしています。

USEN-NEXT GROUP オフィス | 実績紹介

インテリジェンス ビジネスソリューションズ 本社

人材サービスを展開するインテリジェンス・ビジネスソリューションズは、ITエンジニアの働き方に合わせたオフィスづくりをしています。来客エリアと帰社したITエンジニアが過ごすエリアが1フロア内にあり、それぞれをうまく融合させています。

あえて会議室を作らない代わりに開放的でフレキシブルな空間を設け、コミュニケーションを集約化しました。従業員同士の交流を促すためのクリエイティブスペースも設置しています。ITエンジニアはさまざまな企業に常駐するため、自社に対する帰属意識の向上も重視してオフィスづくりをしています。

インテリジェンス ビジネスソリューションズ　本社 | 実績紹介

MonotaRO 本社

事業者向けの資材を販売するMonotaRO は、本社の移転に伴い、コミュニケーションの活性化を重視したオフィスづくりに取り組みました。ダイナー風のオープンブース、ハイカウンター、カフェエリアなどを設け、自然と従業員同士のコミュニケーションが生まれる空間を構築しています。人数や用途の制限がない、柔軟なスペースを積極的に取り入れました。

働き方改革によりオフィス以外の場所でも働けるようになったため、オフィスの空間でないと実現できないことを追求してオフィスを整備しています。

MonotaRO 本社 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

コジマプロダクション新オフィス

ゲームを開発しているコジマプロダクションは、クリエイターのコミュニケーションの活性化を促せるオフィスづくりをしています。例えば、コントラストが印象的なデザインのカフェテリアを設置し、クリエイティビティを刺激する空間を実現しました。

オフィス全体を通して遊び心や革新性も表現しつつ、快適かつ安全に過ごせる環境を意識しています。高いセキュリティも確保し、ビジネス上のリスクの発生も抑えています。

コジマプロダクション新オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

オフィスづくりにおいて知っておきたいトレンド

オフィスづくりにはトレンドもあります。ここでは、知っておきたいトレンドについて解説します。

ABW型オフィス

ABW（Activity Based Working）とは、従業員が自分の気分や状況に合わせ、時間や場所を選択する働き方です。多くの企業で柔軟な働き方が広まっているため、ABW型オフィスを採用するケースも増えています。ABWを取り入れてオフィづくりを行うと、より自由で働きやすい環境を作ることが可能です。従業員同士のコミュニケーションの活性化にもつながります。

関連記事：自由な働き方ができるABWとは？フリーアドレスとの違いやメリットを解説

フレキシブル型オフィス

フレキシブル型オフィスとは、状況に応じて簡単に移動できる家具を配置し、用途に応じて空間を有効活用できるようにしているオフィスです。オフィスの柔軟性が増し、人員の増減やイベントの開催などにも対応できます。また、目的に合わせて最適な空間を用意できるため、従業員同士がよりコミュニケーションを取りやすくなります。

コミュニケーション活性化においてオフィスづくりを実施する際の注意点

コミュニケーションを活性化するためのオフィスづくりでは、気をつけたいこともあります。以下で詳しく解説します。

従業員の視点・意見も取り入れる

コミュニケーションを活性化する目的でオフィスのレイアウトを変更するなら、従業員の視点や意見も積極的に取り入れる必要があります。実際にオフィスを利用する従業員の考えを把握せずオフィスづくりを進めても、思うような効果を得られない恐れがあるからです。

企業が一方的にレイアウトを変更した場合、かえって従業員の不満が増す可能性もあります。従業員の考えに沿ったオフィスづくりに取り組めば、着実にコミュニケーションの活性化を実現できます。

機密情報の取り扱い方法を決めておく

オフィス内のコミュニケーションが活性化されると、会話に関係ない人も近くで内容を聞き取りやすくなります。気軽な会話のなかで重要度が高い話題を出すと、情報が漏れる原因にもなります。特に機密情報には注意が必要です。

コミュニケーションの活性化を重視してオフィスづくりに取り組む際は、同時にセキュリティ対策についても考えなければなりません。自社の業務に支障が出ないよう、十分な配慮が求められます。

その他オフィスコミュニケーションを活性化させるための施策例

コミュニケーションを活性化するための施策は、ここまで解説してきた内容以外にもあります。施策の例をいくつか解説します。

コミュニケーションツールを導入する

多くの企業で在宅勤務が普及しており、オフィス以外の場所で従業員が業務をこなす場合も多くなっています。そのような状況でコミュニケーションの活性化を目指すには、コミュニケーションツールの導入も重要です。例えばWeb会議ツールやグループウェアなどを導入し、オフィスの内外にいる従業員がシームレスにやり取りできるようする必要があります。

社内イベントを実施する

オフィスコミュニケーションを活性化させるには、社内イベントの実施も効果的です。定期的に社内イベントを開催すれば、普段の業務で関わりをもちにくい従業員同士が触れ合うきっかけができます。部署の垣根を超えて交流が生まれると、新しいアイデアやイノベーションの創出を期待できます。

1on1を実施する

1on1とは、上司と部下が1対1で行うミーティングです。普段、上司と部下が面と向かってコミュニケーションを取るタイミングがほとんどない場合も多いです。1on1を実施して改めて会話する機会を作ると、上司と部下のコミュニケーションを増やせます。信頼関係の構築につながり、日常的な業務もスムーズに進めやすくなります。

コミュニケーションを活性化させるオフィスづくりなら丹青社

オフィス内のコミュニケーションを活性化させるためのオフィスづくりを検討しているなら、丹青社がおすすめです。丹青社では、各企業のニーズや状況に応じたオフィスづくりに対応しています。今回紹介した事例をはじめとし、オフィスづくりに関する実績が豊富です。さまざまな企業のオフィスづくりをサポートしてきた経験をもとに、プロの視点で最適な提案を行っています。

まとめ

オフィスコミュニケーションを活性化させると、業務効率化や従業員満足度の向上などを期待できます。フリーアドレスや回遊型のレイアウトなどが効果的であり、自社の目的や状況に合わせて選択することが大切です。従業員の視点や意見も考慮すれば、最適なオフィスオフィづくりを実現しやすくなります。

丹青社は、企業の空間づくりを多数手掛けている企業です。業界、業種、規模を問わず、幅広い企業を支援してきました。各企業の考えや目的を理解したうえで、最も効果的な空間づくりを行っています。コミュニケーションの活性化を重視したオフィスづくりの実績も多くあるため、ぜひご相談ください。