オフィスにフリースペースを設置！メリット・注意点・事例を徹底解説

生産性の向上やコミュニケーションの活性化など、オフィスにフリースペースを設けるとさまざまなメリットが得られます。近年は、日本でもオフィスにフリースペースを設ける企業が増えてきました。

本記事では、オフィスにフリースペースを設けるメリット・デメリット、注意点などを解説します。フリースペースの活用を促進する方法や、フリーアドレスとの違い、導入事例もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

そもそもオフィスのフリースペースとは？

オフィスのフリースペースは、従業員が自由に活用できる多目的なスペースです。フリースペースは会議室や執務スペースとは別に設けられ、特定の用途に縛られることなく、必要に応じて柔軟に使用できます。打ち合わせや調査、イベント、リフレッシュなど、さまざまな目的でフリースペースは活用されています。

かつて海外のオフィスでよく見られたフリースペースですが、近年は日本企業でも注目されるようになりました。フリースペースの導入により、コミュニケーションの活性化や、創造性・生産性の向上につながると期待が寄せられています。

フリーアドレスとの違い

フリーアドレスは、従業員が固定席を持たず、その日の状況に応じて好きな場所で業務を行うワークスタイルです。共用デスクやオープンスペースを活用しながら、柔軟な働き方を実現することが、フリーアドレスの目的です。

空いているスペースを有効活用できるだけではなく、組織内でのコミュニケーションを活性化できるとして、フリーアドレスの導入を検討する企業が増えています。一方、フリースペースは特定の目的に縛られない自由な空間そのものであり、ワークスタイルではありません。

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オフィスにフリースペースを設けるメリット

同じ場所で長時間作業を続けると、身体的な疲労だけではなく精神的な負担も大きくなりがちです。日常業務の合間に気分転換できるフリースペースがあると、心身のリフレッシュが可能となり、結果として創造性や生産性の向上につながります。

組織内におけるコミュニケーションの活性化も、フリースペースを設置するメリットです。部署や役職の垣根を超えた自由な交流の場としてフリースペースが機能すると、新しいアイデアやイノベーションが生まれる可能性があります。

オフィスにフリースペースを設けるデメリット

フリースペースを設置する際は、情報セキュリティのリスクを認識しておきましょう。さまざまな部署の従業員が自由に利用できるフリースペースは、機密性の高い業務に従事したり、重要な情報を扱ったりする際にはおすすめできません。

また、オープンな環境であるがゆえに、静かな環境で集中したい従業員にとっては、作業がしづらい場所となる可能性があります。結果として、導入時の期待に反して利用率が低迷し、スペースが有効活用されないというケースも起こり得ます。

設置したフリースペースが活用されない原因

せっかく設置したフリースペースでも、従業員の心理面や設置環境によっては、十分に活用されない可能性があります。たとえば、業務時間中にフリースペースを利用することで、周囲から「仕事を怠けている」という目で見られないかという不安を感じる従業員も少なくありません。

また、オフィスの動線から外れた場所への設置や、コーヒーメーカーなどのリフレッシュ設備が不足した環境も、フリースペースの利用意欲を低下させる要因となります。課題を解決してフリースペースの効果的な活用を促すために、次章で解説する注意点を意識した設計を心がけましょう。

オフィスにフリースペースを設ける際の注意点

オフィスにフリースペースを設ける際の注意点を解説します。設置後を詳細にイメージしながら、主要用途や設置場所、内装や設備などを決めましょう。

主要用途を明確にする

前述のように、フリースペースは多目的に活用できるスペースです。ただし、主な用途を明確にしておくと、より効果的な設計が可能となります。用途に応じて、適したレイアウトや必要な設備は大きく異なるためです。

たとえば、リラックススペースとして活用する場合は、快適なソファやコーヒーメーカーの設置が望まれます。一方、勉強会やセミナー開催を主な用途とする場合は、大型ディスプレイや可動式の家具などがあると便利です。

アクセスしやすい場所に設置する

フリースペースの活用度を高めるには、アクセスしやすい場所に設置する必要があります。いくら充実した設備を整えても、アクセスしづらい場所では利用率が低下してしまいます。

理想的なフリースペースの設置場所は、全従業員が通行すると考えられる、オフィスのエントランス付近や主要な通路に面した場所です。従業員の日常的な動線上にフリースペースを設置して、気軽に立ち寄ってもらいましょう。

リフレッシュできる空間にする

フリースペースをより魅力的な空間とするために、コーヒーメーカーや軽食を楽しめる設備の導入も効果的です。カフェやラウンジのような雰囲気に整えたフリースペースは、単なる休憩場所としてだけではなく、カジュアルなミーティングや社内イベントなど、多様な用途に対応できる空間となります。また、リラックスできる環境は、より創造性を高めるでしょう。

使用時のルールを作る

フリースペースを有効活用するためには、基本的な使用ルールが必要です。利用可能時間や使用規則を明確に定めておくと、すべての従業員が公平にフリースペースを活用できる環境が整います。また、共有スペースとしての性質上、清掃や整理整頓に関するガイドラインを設けておくと、快適な空間を維持しやすくなります。

定期的にフィードバックを集める

フリースペースの導入後は、定期的なフィードバック収集が重要です。アンケートなどを通じて利用者の声を集めて実際のニーズを把握することで、より使いやすい環境へと改善できます。たとえば、電源コンセントの増設や利用時間の見直しなど、具体的な改善策を講じることで、フリースペースの活用が促進され、従業員の満足度向上につながります。

オフィスのフリースペースに必要なアイテム

フリースペースに必要なアイテムは、業務効率と空間デザインの2つの視点から検討することが重要です。

オフィスワークの基盤となる十分な数の電源コンセントと、安定した無線インターネット環境は、実務を遂行する上で必須の設備です。ホワイトボードやプロジェクターといった会議用の設備に加え、1人で集中して作業できる個室ブースや、複数人での打ち合わせに適したデスクと椅子も準備しましょう。

空間デザインとしては、快適なソファや観葉植物を適度に配置することで、リラックス効果が高まります。通常の執務スペースとは異なる、カフェのような温かみのある照明や、遊び心のある内装を取り入れることで、より創造的な発想が生まれやすい環境を構築できます。

オフィスにフリースペースを設けた企業の事例

オフィスにフリースペースを設けた事例として、富山銀行とやまやコミュニケーションズの事例を紹介します。

株式会社富山銀行

富山銀行の新本店では、従業員の生産性向上を目指してフリースペースを導入しています。フリースペースには、通常の業務や休憩に活用できる家具を配置するだけではなく、卓球台やランニングマシンを備えたフィットネスエリアも併設されています。特筆すべきは、卓球台がミーティングテーブルとしても活用できる工夫が施されている点です。

さらに、地域貢献の観点から、災害時にはフリースペースを避難場所として開放できるよう計画されています。

富山銀行新本店 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

株式会社やまやコミュニケーションズ

やまやコミュニケーションズは「健康づくり優良事業所ゴールド」を複数回受賞した実績があります。同社は本社オフィスに、コミュニケーションを活性化させる目的でフリースペースを導入しています。

フリースペースには、すり鉢状に湾曲した大きなラウンドソファが設置されました。ソファの斬新なデザインにより、自然に人々が集まりやすい空間が生まれています。また、靴を脱いでリラックスできる設計を採用することで、従業員がくつろぎながら業務や休憩ができる、居心地の良い環境を実現しています。

やまやコミュニケーションズ 本社オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

まとめ

オフィスにフリースペースを設置すると、従業員の心身における負担の軽減や、コミュニケーションの活性化、創造性や生産性の向上といったメリットがもたらされます。従業員のニーズにマッチするフリースペースを設計し、効果的な運用に取り組みましょう。

株式会社丹青社は、多様な施設の調査・企画・設計・施工・運営管理など、幅広い範囲で事業展開を行っています。チェーンストア事業では、パイオニアとして活躍中です。文化施設事業においては、専門のシンクタンクを備え、業界でも有数のシェアを誇ります。オフィスへのフリースペースの設置を検討中でしたら、ぜひ株式会社丹青社にご相談ください。