オフィスの最適化はなぜ必要？メリットやポイントを解説

オフィスは働き方の変化に合わせたアップデートが必要です。オフィスを最適化すると、さまざまなメリットを得られます。本記事ではオフィスの最適化を検討する人に向けて、オフィスの最適化が重要な理由や最適化するメリットなどを解説します。オフィスを最適化すべき企業の特徴や最適化のポイントなども解説しているため、ぜひ参考にしてください。

オフィスの最適化とは？

オフィスの最適化とは、従業員が働きやすい環境を整備することを指します。ここでは、オフィスの最適化について詳しく解説します。

オフィス環境の見直しが必要とされている

オフィスの最適化が必要とされる主な理由は、オフィス環境の見直しの必要性が高まっているためです。従来はオフィスに出勤して仕事をするのが主流でしたが、近年はテレワークを導入する企業が増えたことで働き方が多様化しています。そのため、オフィスで働く人数や従業員の働き方の変化に合わせて、オフィスを最適化する必要性が高まっています。

働き方改革との関連性

オフィスの最適化と働き方改革には高い関連性があります。働き方改革とは、一億総活躍社会の実現に向けた国や企業の取り組みのことです。すべての労働者が多様かつ柔軟な働き方を選択でき、雇用形態に関わらず公正な待遇を受けられることを目的としています。具体的には、生産性を向上させて労働時間法制を見直すことで、最終的に長時間労働をなくしていきます。

また誰もが年次有給休暇を取得しやすくなることで、ワーク・ライフ・バランスを実現しやすくすることも、働き方改革を進める目的のひとつです。このように、オフィスを最適化すれば従業員が働きやすい環境を整備できるため、働き方改革につながります。

オフィスに必要とされる機能

オフィスに必要な機能は大きく分けて、オフィスワークの強みを活かせる環境と、企業のシンボルとしての役割が挙げられます。

オフィスワークの強みを活かせる環境

テレワークとオフィスワークとではそれぞれ異なる強みがあります。テレワークは業務に集中しやすい環境を確保できること、オフィスワークはさまざまな部署の人材が集まりやすいことが強みです。そのため、オフィスではオフィスワークの強みを活かせる環境を整備することが重要です。

例えば業務やプロジェクトを遂行するには部署内だけでなく、他部署との連携が求められることがあります。スムーズな連携を取るためには、コミュニケーションを取りやすい工夫（執務スペースのレイアウト改善、パーテンションの有無など）が必要です。

企業のシンボルとしての役割

オフィスに求められているもうひとつの機能は、企業のシンボル的な役割です。テレワークはオフィスワークよりもコミュニケーションの活性化が難しく、従業員の帰属意識が低下する恐れがあります。オフィスが自社のシンボルとして従業員に認識されれば、帰属意識が高まる上に、ブランディングや企業のイメージアップの取り組みにも役立ちます。

生産性が高いオフィスの特徴

生産性が高いオフィスは従業員が働きやすい環境であることが重要です。例えばオンラインでの作業がスムーズになるように、安定した通信環境が整備されています。また、オフィスには十分な作業スペースがあり、自席でのびのびと業務をこなせます。オフィスの室温も調整できるシステムになっており、快適性を保つことが可能です。

生産性が低いオフィスの特徴

生産性が低いオフィスの主な特徴は自席のスペースが狭く、業務に必要な物を置くスペースも確保できないことです。オフィスが狭いと必要な資料を近くに配置できず、使用するたびに離れた場所から持ち出す必要が出てしまい、作業効率が低下します。また、快適な室温が保たれないことで従業員がストレスを感じたり、集中力が低下したりする恐れがあります。

オフィスの最適化によるメリット

オフィスを最適化する主なメリットは、社内のコミュニケーションの活性化や、スペースの有効活用によるコスト削減などです。

社内コミュニケーションを促進できる

従業員の出社率に合わせてオフィススペースの最適化を図れば、社内のコミュニケーションを活性化できます。例えば、複数のフロアに分散していた部署をワンフロアに集約することで、部署を超えたコミュニケーションが取りやすくなります。他にも、フリーアドレス制の導入や共有スペースの拡大などの取り組みも、コミュニケーションの活性化に効果的です。

コスト削減につながる

オフィスで使用されていないスペースを有効利用すれば、無駄なコストの削減につなげることも可能です。テレワークで不要になった作業スペースは、従業員が休憩できるスペースにするとよいでしょう。また、オフィスの縮小化による賃料ダウンや、テレワークによる交通費の削減によってコスト削減を図れます。

サステナビリティへの貢献に役立つ

サステナビリティとは、経済活動や自然環境に配慮しつつ、持続性のある社会にしようという概念です。日本語では「持続可能性」と直訳されており、企業経営にも浸透し始めています。オフィスの最適化を図ることで、光熱費や事務用品などの消費を抑えることが可能です。

例えば、オフィス面積の縮小で電力消費を抑えたり、ペーパーレス化で用紙やインクの使用量を減らしたりできます。オフィスで使用するさまざまなものの消費を抑えられれば、資源の無駄を減らすことができ、結果的にサステナビリティに貢献できます。

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オフィスの最適化に取り組むべき企業

オフィスの最適化におすすめの企業の特徴は、多様な働き方に対応できていない、オフィス機能と業務内容の不一致などが挙げられます。

働き方の多様化に対応が追いついていない

近年は社会情勢が急速に変化しており、企業も情勢に合わせた多様な働き方を考慮した職場環境の整備が必要です。しかしテレワークに対応していない、業務フローが整備されていないなど、従来のオフィスでは多様な働き方に対応できないケースも多く見られます。自社で新しい課題が見つかった場合は、オフィスの最適化を図って問題を解消しましょう。

オフィス機能と業務内容が合っていない

オフィスの機能が業務内容に合っていない企業は、早急にオフィスの最適化を進めましょう。例えば、会議を頻繁に行う必要があるものの、会議スペースが少なく利用しづらい場合が挙げられます。

また、オンライン会議を導入した企業のなかには通信環境が悪く、映像や音声が途切れやすいことも多くある場合は、オフィスの機能と業務内容が合っていないといえるでしょう。

社内でのコミュニケーションが上手く取れていない

オフィスが適したレイアウトでないと、他部署とのコミュニケーションが取りにくくなる恐れがあります。一般的に、部署はオフィスのレイアウト上で、場所も明確に仕切られている企業も少なくありません。部署間でコミュニケーションが不足すると生産性が下がる可能性があるため、コミュニケーションが取りやすいレイアウトへの変更をおすすめします。

オフィスの最適化の手段

オフィスの最適化を図るにはコスト削減や業務効率化、コミュニケーションの活性化を重視した取り組みが求められます。

オフィスにかかるコストの最適化の手段

オフィスの最適化を図るには、オフィスにかかるコストを削減する必要があります。例えば、オフィススペースを縮小化したり、すべての部署をワンフロアに集結できるオフィスに移転したりするのも、ひとつの方法です。オフィスの縮小や移転によっては、賃料を下げられます。また、レンタルオフィスを活用すれば、オフィスにかかるコストを大幅に削減できます。

業務効率化に役立つ最適化の手段

業務効率化を図れるレイアウトは、オフィスの最適化につながります。オフィスのレイアウトを決める際は業務内容に合わせて検討しましょう。例えば、通信環境を整備したオンライン対応や、ペーパーレス化を進める方法が挙げられます。また、1人で集中できる環境を整えるなら、個別のワークスペースを増やすとよいでしょう。

シェアオフィスには通信環境が整備されています。防音性の高いシェアオフィスであれば、オンライン会議でも機密性の高い話し合いも安心してできます。

コミュニケーションを促進する最適化の手段

フリーアドレス制や、ABW（Activity Based Working）は、コミュニケーションの活性化に効果的です。業務内容や気分によって働く場所や時間を選ぶことで、他部署の従業員との接点が生まれてコミュニケーションが促進されます。リフレッシュスペースを設ければ、気軽なコミュニケーションのなかで新しいアイデアが生まれやすいでしょう。

オフィスの最適化に必要なこと

オフィスを最適化する際は思いつきではなく、現場の意見を取り入れてデータに基づいた分析を行う必要があります。

現場の意見を反映させる

オフィスの最適化にはレイアウトを決定する担当者だけでなく、現場の意見を取り入れることが重要です。具体的には、実際に現場で働く従業員からヒアリングし、オフィスの不満点や改善策などを洗い出します。不満点の改善後は効果測定を行い、問題点が見つかれば対策を検討してブラッシュアップを繰り返しましょう。

データに基づいて分析する

オフィスの最適化は思いつきで決めるのではなく、具体的なデータに基づいて検討していきます。感覚に頼ってオフィスの機能やレイアウトを決めると、現状の問題点を解消できず、働きづらいオフィスになる恐れがあります。現状を把握した上でオフィスの最適化を図るには情報収集を行い、収集した情報やデータを分析してから具体的な施策を検討しましょう。

まとめ

オフィスの最適化は多様な働き方に対応し、働き方改革につながる施策を行う上で重要なことです。従業員が働きやすい環境を整備することで、帰属意識の向上やコストの削減、サステナビリティへの貢献にもつながります。オフィスの最適化を図るには、実績が豊富なプロに相談しましょう。

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