オフィス移転でやることは？スケジュールの目安や業務の流れを紹介

企業のブランディングや生産性向上などを目的に、オフィス移転を計画するケースはよく見られます。しかし、オフィス移転ではさまざまな工程が発生します。やるべきことやスケジュールを事前に把握しておくことが、円滑なオフィス移転の秘訣です。

本記事では、オフィス移転の一般的なスケジュールの目安や、成功させるためのポイントなどを解説します。ぜひ、参考にしてください。

オフィス移転とは？

オフィス移転とは、オフィスの所在地やレイアウトの変更を通じて、組織の発展を目指す取り組みです。

本記事で取り挙げるオフィス移転は、単純な引っ越しではありません。以下では、業務効率や従業員満足度の向上など、課題解決や目標達成のために実行されるオフィス移転について解説します。

オフィス移転の現状

東京商工リサーチの調査によると、2020～2023年にかけて本社および本社機能を移転した企業数は、10万5,367社に上りました。コロナ禍前と比較すると、オフィス移転を実施する企業は増加傾向にあります。

企業の移転動向を分析すると、「大都市から大都市」への移転に加え、「大都市から郊外」への移転が多い状況です。コロナ禍を契機として、大都市から郊外へとオフィスを移転するトレンドが見てとれます。

参考：企業の本社移転、コロナ前の1.6倍増　今後は出社回帰で大都市への転入が増加するか | TSRデータインサイト｜東京商工リサーチ

オフィス移転のメリット

オフィス移転は、社内外に好影響を与える取り組みです。オフィス移転のメリットを解説します。

企業のブランドイメージの向上

オフィスデザインに企業の理念やオリジナリティを反映させると、視覚的な効果による強力なブランディングが期待できます。

オフィスは、取引先の関係者や採用活動中の求職者など、多様なステークホルダーが来訪する場所です。洗練された空間デザインや、企業理念にマッチするレイアウトやインテリアは、訪問者に好印象を与えます。ブランドイメージを向上させつつ企業の認知度を高め、他社との差別化を図りましょう。

従業員満足度の向上

従業員満足度に課題がある企業は、オフィス移転により状況が改善する可能性があります。例えば、従来の固定席からフリーアドレス制への移行を希望する声がある場合、要望を新オフィスのデザインに反映すると、従業員満足度の向上と業務効率化の両方を同時に実現できるでしょう。

従業員満足度が向上すると、モチベーションの向上や、部門を超えたコミュニケーションの活性化も期待できます。

作業効率の向上

従業員の業務特性を考慮してオフィスのレイアウトを見直すと、作業効率の向上が見込めます。例えば、チーム間の連携を促進するオープンスペースと、集中作業に適した個人ブースを配置すれば、異なる働き方に対応できる空間をつくれます。

従業員1人ひとりがその日の業務に応じて最適な環境を選択できると、組織全体の生産性を向上させることが可能です。

さらに、カフェスペースなどのリフレッシュエリアを設置すると、メリハリのある働き方を通じて、生産性をより向上させられるでしょう。

コストの最適化

テレワークが浸透しているなかで、出社率を考慮してオフィス移転に取り組むと、さまざまな側面からコスト最適化を実現できます。以下に、コスト削減の一例を示しました。

• 必要十分な広さのオフィスを借りることで、賃料コストを適正化する
• 複数部署をワンフロアに集約して、スペースや備品を共有する
• 従業員が通勤しやすいエリアにオフィスを移転し、交通費を削減する
• 取引先が集中するエリアにオフィスを移転し、営業活動などに関わる交通費を削減する

オフィス移転のデメリット

オフィス移転のデメリットを解説します。発生する手間とコストを理解し、従業員の理解を得たうえでオフィス移転を進めましょう。

移転に手間とコストがかかる

オフィス移転では多岐にわたる手続きが発生し、段階的にコストを支払う必要があります。

オフィス移転の担当者は、現オフィスの原状回復や新オフィスの内装工事、複数の業者との綿密な連携などを、長い場合は1年程度も続けます。仮に企業の繁忙期と移転時期が重なった場合、人員配置や資金管理の面で深刻な課題が生じるかもしれません。

移転を実行に移す前に、必要な期間やコストを見積もり、余裕を持った計画を立てましょう。

従業員の理解が必要になる

オフィス移転の結果、全従業員が満足できる新オフィスができるとは限りません。環境変化に対する従業員のストレスや不満を抑えるには、計画段階から移転後まで、定期的なヒアリングや進捗報告が必要になります。

一方で、できる限り多くの従業員にとって、快適なオフィスを提供することが重要です。例えば、以下の要素をチェックし、新オフィスの働きやすさを判断しましょう。

• 周辺の飲食店やコンビニエンスストアの有無
• 通勤に使える駐車場・駐輪場の有無
• 周辺環境の静かさ

オフィス移転のスケジュール目安

オフィス移転のスケジュール目安を、移転の8か月前から直前まで段階的に解説します。

移転日8か月前

オフィス移転日の8か月前あたりから取り組む内容は、以下のとおりです。

• オフィス移転プロジェクトの担当者を決める
• オフィス移転の目的を決める
• オフィス移転計画を立てる
• 新オフィスの要件を洗い出す
• 新オフィスとなる物件を探す

移転日6か月前

オフィス移転日の6か月前あたりから取り組む内容は、以下のとおりです。

• 現オフィスの解約通知を行う
• 原状回復する範囲を確認する

現オフィスの解約通知は、6か月前に行うのが一般的です。ただし、賃貸借契約書の内容によって解約予約期間は変わるため、事前に詳細を確認のうえ手続きを済ませてください。

移転日4か月前

オフィス移転日の4か月前あたりから取り組む内容は、以下のとおりです。

• 新オフィスのレイアウトや内装を計画する
• 新オフィスで使う家具やOA機器を選定する
• 現オフィスから持っていくものを選定する
• 各種移転作業を担当する業者を選定し、打ち合わせを行う

移転日2か月〜1か月前

オフィス移転日の2か月〜1か月前には、以下のような本格的な引っ越し準備を行います。

• 移転の挨拶状を作成する
• ホームページや名刺、パンフレット、社用封筒、各種書類などに記載の住所を変更する
• オフィス移転を社内に周知する
• 新オフィスの施主検査を実施する
• 法務局や日本年金機構、労働基準監督署、ハローワークなどに対して、移転に必要な各種手続きの確認

移転において現オフィスでやること・流れ

移転に向けて現在のオフィスでやっておく内容として、解約通知と原状回復工事について解説します。

1. 解約通知

前述のとおり、現オフィスの解約通知は、一般的に移転の6か月前までに済ませておく必要があります。6か月前に解約通知を出さない場合、解約が成立しないケースも見られるため注意してください。

オフィスの賃貸借は高額な取引となるため、書面での解約通知が推奨されます。文書化すると、貸主と借主の間での認識の相違を防げるためです。解約通知の際には敷金の返還時期についても確認し、記録に残しておきましょう。

2. 原状回復工事

原状回復工事とは、オフィスを賃貸借契約開始時の状態に復元する作業のことです。具体的な工事範囲については、賃貸借契約書に明記された内容を確認しておきましょう。

原状回復工事は契約期間内に完了させる必要があり、退去期限に間に合わない場合は追加費用が発生する可能性もあります。そのため、工事を担当する業者とは、定期的なスケジュールの共有が不可欠です。

移転において新オフィスでやること・流れ

移転において新オフィス関連でやることを、流れに従って解説します。多くの工程があるため、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。

1. 移転目的の明確化

オフィス移転を円滑に進めるには、移転の目的を明確に定義しておく必要があります。移転の目的に応じて、新オフィスに求める要件や優先順位が大きく変わってくるためです。

例えば、「従業員の通いやすい立地に移転する」場合と、「コスト削減のために移転する」場合とでは、新オフィスに求める要件が異なってきます。

事前に組織の課題を分析し、移転によって実現したい具体的な目標を設定すると、エリアや規模、内部の仕上げや設備などの検討項目を絞り込んで、新オフィスとなる物件を効率よく探せます。

2. 物件探し

新オフィスとなる物件探しは、明確にした移転目的を基準に進めます。仲介業者に問い合わせる前に、不動産ポータルサイトなどで賃料相場や気になるビルの空室状況を調査しておくと、交渉の際に不利な条件を回避しやすくなります。

物件選定においては、立地条件、公共交通機関へのアクセス、周辺の治安、周辺の店舗の充実度など、多角的な視点からの評価が重要です。要件に優先順位をつけておくと、組織のニーズに適した物件を効率的に絞り込めます。

3. オフィスコンセプトの設定

オフィスコンセプトの設定を行い、大まかなオフィスづくりの方向性を決めましょう。明確なコンセプトに基づいて設計すると、空間に統一感が生まれ、従業員にとって快適な職場環境を実現できます。また、企業理念などを視覚的に表現できると、強力なブランディング効果も期待できます。

ただし、無理にコンセプトを1つにまとめ上げると、実用性が低下しかねません。複数のコンセプトがある場合は、次項で解説するゾーニングしたエリアごとに異なるコンセプトを設定して、実用性を考慮しましょう。

関連記事：オフィスづくりにコンセプトが重要な理由とは？コンセプトの決め方や手順を解説

4. ゾーニング・レイアウトの計画

ゾーニングとは、オフィス内を機能や目的に応じて効果的に区分けして、配置を考える作業のことです。主な区分けの例として、以下のようなスペースが挙げられます。

• 執務スペース
• 多目的に使えるオープンスペース
• 個人ブース
• 会議スペース
• 応接スペース
• カフェスペース

上記のゾーンについて、従業員の動線やセキュリティレベルを考慮して、オフィス内の間取りを決定してください。間取りが決まったら、各ゾーン内のレイアウトを検討しましょう。

関連記事：オフィスレイアウトの基本やデスク配置パターンを解説【最新事例20選も紹介】

5. 家具の選定・発注

新オフィスで使う家具やOA機器の選定は、策定したレイアウト計画に基づき進めます。必要なものを具体的にリストアップし、選定にあたっては、従業員の使いやすさや機能性を重視しつつ、オフィス全体の統一感を演出するデザイン性も考慮に入れましょう。予算に応じて、購入に加え、リースやレンタルも検討する余地があります。

また、新しく用意する家具やOA機器の手配と並行して、現オフィスにおいて移設するものと処分するものを明確に区分してください。処分するものについては、オフィス移転日までに廃棄できるように計画する必要があります。

6. 業者の選定

オフィス移転では、原状回復工事、引っ越し、内装工事、通信インフラ整備など、さまざまな専門業者との連携が必要となります。移転先のビル管理会社によっては、内装工事や通信インフラ整備などの業者が指定されるケースもあるため、事前に確認して計画に組み込みましょう。

特にオフィス移転の繁忙期には業者への依頼が集中するため、できる限り早期に業者選定と契約を進める必要があります。なお、仮に業者を確保できた場合でも、通常より高額な料金が設定される傾向があるため、注意が必要です。コストを重視する場合は、閑散期でのオフィス移転を推奨します。

7. 従業員説明会の実施

オフィス移転の具体的な日程が決まったら、従業員へ説明会を実施します。説明する内容は、主に以下のとおりです。

• 移転の理由や目的
• 新オフィスの住所やアクセス方法
• 新オフィスのコンセプトとレイアウト
• 引っ越し関連のスケジュールや作業分担リスト、当日のスケジュール
• 文書や設備の設置・収納場所の情報
• パソコンなど精密な機器の移動方法と注意点
• 廃棄物の処理方法
• 新オフィスでの運用ルール
• 移転に関する注意事項や問い合わせ先

8. 工事の確認

オフィス工事完了後の施主検査は、すべての作業が計画通りになされているかを確認する工程です。内装工事の仕上がりや、家具やOA機器の配置と設置状況、窓や扉の開閉具合などを入念にチェックしましょう。

施主検査で不具合が発覚した場合には、業者と協議のうえ適切な対応策を決定し、引き渡し日までに作業を完了させる取り決めを交わすことが重要です。

9. 各種届出・手続き

オフィス移転の際は、さまざまな行政機関への届出が必要です。届出が必要な書類には、例えば、法務局への本店所在地変更登記申請書、都道府県税事務所への事業開始等申告書、社会保険事務所への住所変更届などがあります。

届出には、それぞれ提出期限が設けられており、遅延や漏れは事業に重大な影響を及ぼす可能性があります。手続きの内容や期限について不明な点がある場合は、司法書士、税理士、行政書士などの専門家に相談し、適切に対応しましょう。

オフィスを移転した後にすべきこと

オフィス移転完了後は、新たな環境が、当初の目的に沿った効果を生み出しているかを検証してください。前述のとおり、オフィス移転は単なる所在地の変更ではないためです。組織の課題解決や目標達成がなされたかを確認し、改善が必要であれば別途施策を立案・実行する必要があります。

一度切りではなく、定期的な検証を行うことが重要です。あるべき状況と異なる部分が見つかったときは、早期に改善施策を検討しましょう。継続的な検証と改善のサイクルを確立すると、理想的なオフィスを維持できます。

オフィス移転で発生する費用の種類

オフィス移転で発生する費用の内訳を、現オフィスの退去費用、新オフィスの構築・契約費用、その他の費用に分けて解説します。

現オフィスの退去費用

現オフィスの退去費用としては以下が発生します。

• 退去までの賃料
• 原状回復工事費用
• 家具やOA機器などの廃棄費用

原状回復工事費用については、入居時に預けた敷金でまかなえる場合があります。また、廃棄予定の家具やOA機器については、中古買取の対象となる可能性も少なくありません。状態によっては、コスト削減目的での買取査定依頼も検討に値します。

新オフィスの構築・契約費用

新オフィスの構築・契約費用としては以下が発生します。

• 不動産取得費用（敷金や礼金など）
• 内装工事・設備工事費用
• 機器の設置費用
• 備品購入費用
• 引っ越し費用

上記費用に関するコスト削減については、慎重な判断が必要です。例えば、専門業者に依頼せず自社で引っ越しを実施したとしましょう。引っ越し費用そのものは削減できますが、移転先のビルの壁や柱、精密機器の破損など、予期せぬコストが発生する可能性があります。

その他の費用

オフィス移転ではその他にも以下のような費用が発生します。

• 印刷物の住所変更にかかる費用
• 取引先などへの移転通知にかかる費用
• 関係機関での書類作成費用
• 書類作成を専門家に委託した際の報酬

上記は比較的小規模な費用ではありますが、オフィス移転後に事業を継続するための必要経費といえます。

オフィス移転に活用できる補助金制度

オフィス移転においてはさまざま費用が発生します。資金を工面する手立てとして補助金を活用してもよいでしょう。オフィス移転に活用できる補助金制度を紹介します。

IT導入補助金

オフィス移転をきっかけに、新たにITツールを充実させる場合は、IT導入補助金の検討が推奨されます。IT導入補助金は、課題解決のためにITツールを導入する際に活用できる補助金で、以下の5つの枠が用意されています。

• 通常枠
• インボイス枠（インボイス対応類型）
• インボイス枠（電子取引類型）
• セキュリティ対策推進枠
• 複数社連携IT導入枠

例えば、クラウドサービスやビジネスチャットツール、Web会議システムなどの導入を検討する場合は、補助金を活用できる可能性があります。

参考：IT導入補助金

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者が持続可能な経営を実現するための取り組みを支援する制度です。補助対象経費にはさまざまな項目があり、該当すれば活用できる可能性があります。

すでに公募は締め切られましたが、第13回公募の補助対象経費は以下のとおりです。

①機械装置等費、②広報費、③ウェブサイト関連費、④展示会等出展費（オンラインによる展示会・商談会等を含む）、⑤旅費、⑥開発費、⑦資料購入費、⑧雑役務費、⑨借料、⑩設備処分費、⑪委託・外注費

引用：小規模事業者持続化補助金＜一般型＞ 第13回公募 公募要領｜全国商工会連合会

ものづくり補助金

ものづくり補助金は、中小企業などが生産性向上のために、製造設備や生産工程の改善に関する投資を行う際に活用できる支援制度です。

単なる移転や内装工事だけでは、ものづくり補助金の補助対象にならない可能性があります。ただし、移転に伴って生産管理システムの導入や、研究開発関連システムの整備など、製造プロセスの改善や生産性向上に直接関わる設備投資を行う場合は、ものづくり補助金を検討する余地があります。

参考：ものづくり補助金

事業継承・引継ぎ補助金

事業承継・引継ぎ補助金は、円滑な事業承継を支援するための制度です。事業承継に伴うオフィス移転であれば、補助金の対象となる可能性があります。

例えば、事業を引き継ぐ後継者の意思によるオフィス移転や、事業承継による新分野展開を目的としたオフィス移転などが、補助金の対象として検討できます。

事業承継・引継ぎ補助金補助金の申請枠は、経営革新枠、専門家活用枠、廃業・再チャレンジ枠の3つです。公募によって申請可能な枠が異なるため、最新の情報確認が必要です。

参考：事業承継・引継ぎ補助金

テレワーク促進助成金

テレワーク促進助成金は、都内企業のテレワーク環境整備を支援する制度です。オフィス移転をきっかけにテレワークの導入・推進に取り組みたい企業は、助成金の対象となる可能性があります。

テレワーク促進助成金は、申請対象となる従業員の雇用形態に応じて2つのコースを用意しています。一般コースは都内事業所に勤務する常時雇用の労働者が対象で、非正規社員拡充コースは都内事業所で働く非正規社員が対象です。

経費の対象となる設備としては、パソコンやタブレット端末、Web会議システム、セキュリティ対策ソフトウェアなどが挙げられます。

参考：テレワーク促進助成金

オフィス移転を成功させるためのポイント

オフィス移転を成功させるためにはどのようなことを意識すればよいのでしょうか。以下で具体的なポイントを解説します。

オフィス移転の担当者を決めておく

オフィス移転は、通常業務と並行して進行する大規模な取り組みです。円滑な進行のためには、オフィス移転の担当者を決めておく必要があります。

移転に関する業務は多岐にわたるため、各部署から適任者を選出してチームを編成するケースも多く見られます。この場合、引っ越し業者、内装業者、通信事業者など、さまざまな外部業者とのやり取りが発生するため、チーム内での情報共有の仕組みを確立して認識の齟齬を防ぐことがポイントです。

移転スケジュールに余裕を持たせておく

オフィス移転は通常、計画立案から実施まで長期間にわたってなされる取り組みです。新オフィスの稼働予定日を起点とし、逆算して十分な余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。

原状回復工事や行政への各種届出など、期限が定められている手続きも多いため、必要期間を把握して遅延のないように計画に組み込む必要があります。

各工程に余裕を持たせておけば、予期せぬ問題が発生した際も柔軟に対応でき、やるべきことを見逃すリスクも防げます。

可能な限り不要な費用は削減する

オフィス移転にはさまざまな費用がかかるため、できる限り不要な費用は削減する意識を持つことが大切です。予算内にオフィス移転費用を収められるように、以下の方法を試してみましょう。

• 家具やOA機器を継続利用する
• 不要となる備品は買取業者に査定を依頼する
• 引っ越しの閑散期にオフィス移転する
• 居抜きオフィスやセットアップオフィスを契約する
• 補助金や助成金を活用する
• 賃料の減額交渉をする

働きやすさが損なわれないように、バランスの取れた費用削減が重要です。

プロの業者に相談・依頼する

社内の担当者だけでオフィス移転を進めるよりも、プロの業者への相談・依頼が推奨されます。オフィス移転には、複雑で専門的な知識を要するためです。担当者のみでは、手際よく進められなかったり、想定外の問題が発生したりするリスクがあります。

プロの業者は、オフィスレイアウトやデザインの観点から、企業ごとの課題解決策を提案します。従業員満足度の向上や作業効率の向上といった課題を、オフィス移転により効果的に改善できます。

オフィス移転における業者選びのポイント

オフィス移転における業者選びのポイントを解説します。事前にオフィス要件をまとめておいてから、信頼できる業者を探し出してください。

オフィス要件を洗い出して整理しておく

業者を選定する前に、新オフィスに求める要件を整理しておきましょう。要件が具体的で明確なほど、より適切な業者選定が可能となります。オフィス移転で明確にしておきたい要件は、以下のとおりです。

• 予算
• 新オフィスの面積と使用人数
• 移転実施時期
• 立地条件
• 設備など建物の条件
• 業者への依頼範囲

予算については、具体的な金額を決めておいてください。「できるだけ安くオフィス移転したい」などの抽象的な要件では、業者としても提案できるレベルが分からないためです。

豊富なノウハウと実績を持つ業者を選ぶ

オフィス移転の成功には、信頼できる業者の選定がポイントとなります。数多くのオフィス移転実績を持ち、豊富なノウハウを蓄積している業者を選びましょう。特に、オフィス移転の各工程を専門分野とするプロがそろっている業者を選ぶと、トータルでオフィス移転を任せられます。

公式サイトで実績やオフィス移転事例を確認すると、より適切な判断が可能です。

オフィス移転をスムーズに行うなら丹青社

オフィス移転を任せる業者を選ぶなら、ぜひ丹青社をご検討ください。丹青社は、調査から企画、デザイン、施工、メンテナンスまでワンストップで支援いたします。

オフィスや複合商業施設や専門店、パブリック空間など多岐にわたる空間づくりにかかわってきた実績を活かし、お客さまのニーズに沿ったオフィス移転を実現します。オフィス移転をご検討の際は、お気軽にご相談ください。

丹青社が手がけたオフィス移転の事例

丹青社が手がけたオフィス移転の事例を紹介します。課題と解決に向けた取り組みを参考に、自社のオフィス移転を検討してみましょう。

富山銀行新本店

富山銀行は、「進化～未来に向かって～」というコンセプトのもと、従業員の生産性向上を重視した本店移転プロジェクトを実施しました。

新オフィスの特徴的な取り組みとして、フリーアドレス制の導入が挙げられます。部署の垣根を取り除いたことで、柔軟なコミュニケーションを促進する空間を実現できました。従業員のパフォーマンス向上のため、フィットネススペースやフリースペースも設置しています。

また、待合スペースには、白を基調とした壁に、企業のブランドカラーであるブルーで曲線が描かれました。柔らかさを感じさせるデザインは、お客さま本位の姿勢を表現しています。

富山銀行新本店 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

USEN-NEXT GROUP オフィス

USEN-NEXT GROUPは、分散していたグループ9社のオフィスを、目黒駅前の再開発ビルに統合移転しました。

執務スペースにはフリーアドレス制を導入し、見通しのよい明るく開放的な設計を採用しました。社員が自由に行き来できる回遊性の高い空間づくりにより、活発なコミュニケーションを促進しています。

来訪者へのホスピタリティを重視した応接スペースは、公園をイメージして設計されました。「Next　Avenue」と名付けられた街並みをイメージした空間は、同社が提供する店舗運営ソリューションを体験できる、ショールームとして機能しています。

USEN-NEXT GROUP オフィス | 実績紹介 | 株式会社丹青社

MonotaRO 本社

MonotaROは、新本社をJPタワー大阪に移転する際、「リアルなオフィス空間でしかできないことは何かを突き詰め、具現化すること」をコンセプトに掲げました。

執務スペースでは回遊動線が採用され、動線上にハイカウンターやシアタースペースなどの多様なスポットが配置されました。戦略的なつくりにより、リアルなオフィス空間でしか得られない、価値あるコミュニケーションが生み出されています。

他にも多様なスペースを用意したことで、居心地のよさと働きやすさを両立できています。

MonotaRO 本社 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

まとめ

オフィス移転は、長期にわたり多数の工程が発生する取り組みです。企業の課題解決や目標達成のために、オフィス移転の計画を立てましょう。なお、オフィス移転を成功させるには、信頼できる業者選びがポイントとなります。

丹青社は、多様な施設の調査・企画・設計・施工・運営管理など、幅広い範囲で事業展開を行っています。チェーンストア事業では、パイオニアとして活躍中です。文化施設事業においては、専門のシンクタンクを備え、業界でも有数のシェアを誇ります。

オフィス移転を検討中でしたら、ぜひ丹青社にご相談ください。