社長室のレイアウトのポイントは？社長室のメリット・デメリットも！

近年では、社長室を設けない企業が増えています。しかし、そのような流れのなか、社長室のメリットを活かすことで、業務改善につながっている企業も少なくありません。

本記事では、社長室のメリットやデメリット、レイアウトのポイントなどを解説します。社長室を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。

社長室が必要な理由

社長室が必要な理由は、複数あります。社長と従業員が同じ空間で働くことは、従業員を緊張させてしまったり、パフォーマンスの低下につながったりしかねません。それを防ぐためにも、社長と従業員を分け、双方が快適に仕事を進めるためにも、社長室は必要です。

また、社長への来客や重要な取引先などは、社長室に迎えます。社長の来客を応接室に迎えれば、来客が気分を害するケースがあるかもしれません。

また、社長の意思決定の場としても、社長室は必要です。社長室がなければ、重要な決定をじっくり考えるスペースの確保が難しくなります。

社長室のメリット

企業が社長室を設けることには、複数のメリットがあります。なかでも代表的なメリットを4つ紹介します。

執務に集中できる

社長室があれば、社長が執務に集中できます。社長には、企業の命運を左右する重責があり、社長の決断は経営の根幹です。

社長室があれば、現場の様子に気を取られず自分のペースで執務にあたることができ、重責に対して慎重に検討を重ねられるでしょう。中長期的な計画を立てたり、それを達成するための施策などをじっくりと思案できます。

情報の漏えい防止につながる

社長室を設けることで、情報漏えいリスクを軽減できるのもメリットです。社長室は、社長専門の空間であり、外に情報が漏れる心配がありません。社長室では、気兼ねなく重要な契約や経営の機密事項などを話せるでしょう。

また、社外秘機密情報や重要書類を、社長室のみで管理すれば、情報漏えいの防止になります。入り口のセキュリティを強化し、出入りできる従業員を限定すれば、更なるリスク管理も可能です。

企業ブランディングに貢献できる

社長室は、特別な仕様であり、企業のビジョンや企業カラーなどを反映できます。また、重要な顧客の来客があることも想定して設置しているため、来訪者へ特別感を与えたりとよいイメージも与えたりできるでしょう。社長室ならではの演出で、顧客をもてなせば、企業ブランディングにも貢献できます。

会議室と併用できる

社長室を会議室として併用できることも、企業のメリットです。経営に直結するような会議では、社長室のみに保管している機密書類が必要です。その書類を社長室外に持ち出すことなく、会議を進められれば、情報漏えいリスクを大幅に軽減できます。

また、社長自らが、会議に参加することで、企業理念や経営方針を従業員に意識付けできるでしょう。

社長室のデメリット

社長室を設ければ、多くのメリットがある反面、デメリットも発生します。ここでは、そのデメリットを3つ紹介します。

コミュニケーション不足になる

社長が社長室にこもれば、従業員とのコミュニケーションが取りにくくなります。従業員にとって社長室は、敷居が高いと感じられる可能性があるでしょう。そうなれば、コミュニケーション不足になり、事業運営に悪影響をもたらすかもしれません。

コストが発生する

社長室の設置には、大きなコストが発生します。社内に社長室を設けるだけでも、多額のコストがかかるでしょう。内装は、企業イメージに適したものにするため、コストを削ることはできません。インテリアや家具についても、社長室に見合ったものにしなければならないため、どれも高価なものになります。これも、来客のもてなしやブランディングのため、コスト削減は難しいでしょう。

社長室の使用ルールが必要になる

効率的かつ情報漏えいリスクを軽減して使用するためには、ルール作りに時間や手間がかかります。利用目的を決め、セキュリティの観点からの入室ルールや、鍵の保管者なども決めなければなりません。

また、ルールは、全従業員への周知が必要です。これらの時間や手間も、デメリットといえるでしょう。

社長室のレイアウトのポイント

社長室を設ける際には、レイアウトのポイントへの注意が必要です。重要なポイントは次の4点になります。

万全なセキュリティ対策

社長室は、機密情報を保管できるメリットがあります。そのメリットを活かすためには、情報漏えいを防ぐために、セキュリティ対策を万全にしなければなりません。例えば、エントランスから一番遠い位置に、社長室を設けると不要な人の出入りを防げるでしょう。また、部外者の立ち入りを制限するために、扉を施錠したりカードキー式オートロックを導入したりする方法も有効です。

開放的なレイアウト

社長室の室内は、閉塞感が出るのを避けて、開放的なレイアウトを心がけましょう。これは、経営の透明性を図るためにも重要です。従業員が入室した際に、閉鎖感を覚えたり、来客に狭苦しい印象を与えたりしないようなレイアウトが望まれます。

効率のよい作業スペース

社長室は、社長の執務や会議を行う際に、効率がよい作業スペースであるようなレイアウトにするのが理想的です。社長が執務を行う際に、必要なものをすぐ手の届く範囲に配置したり、作業デスクと書類棚を近くに配置したりしましょう。

企業理念や経営方針がわかるようなデザイン

社長室のデザインは、企業の経営理念や経営方針がイメージできるように工夫しなければなりません。レイアウトやインテリアは、企業理念に合致したものを選びます。企業のブランドカラーを取り入れたり、企業理念が分かるようなアイテムを配置したりすることが有効な方法です。そうすれば来訪者が、どのような企業であるかを理解しやすくなるでしょう。

社長室で必要な家具

社長室には、必要な家具が複数あります。ここでは、一般的に必要とされている家具を紹介します。

執務用デスク

社長室の執務用デスクは、通常のデスクよりも広いデスクがおすすめです。社長は、複数のパソコンなどのデバイスを活用したり、多くの資料を広げたりして作業することがあるためです。社長室の広さによっては、片袖デスクやL字デスクも検討しましょう。

執務デスクは、社長室にふさわしい重厚感があり、企業のイメージに適したデザインや色調のものを選びます。

執務用チェア

執務用のチェアは、機能的で快適な座り心地のものを選ぶことがポイントです。長時間座って作業していても、疲れにくいチェアを選びましょう。社長室にふさわしい高級感や重厚感なども兼ね備えたチェアがおすすめです。

加えて、執務用デスクとの一体感も大事なので、デスクとの相性がよい素材やデザインから選ぶのが得策です。

書棚

社長室には、保管すべき書類も多いため、書棚は必要です。重要書類を保管できるように、施錠が可能なものを選びます。外から確認できず、機密性を重視したものを選びましょう。

また、書棚を複数並べる場合は、高さや奥行きをそろえることもポイントです。統一感を重視しながら、無駄のないレイアウトにすればスタイリッシュな雰囲気も演出できます。

サイドボード

サイドボードは、必ず揃えなければならない家具ではありませんが、あれば便利な家具です。サイドボードがあれば、天板に置物や花を飾れます。壁面に設置すれば、上部にスペースが開くため、絵画をかけたりして室内を彩るとよいでしょう。サイドボードの多くは施錠ができないため、簡単な収納として使い分けるのがおすすめです。

ハンガーラック

ハンガーラックも、必要な家具ではありませんが、あれば便利な家具の1つです。ハンガーラックがあれば、社長が来社時に着てきたアウターやマフラー、帽子などを掛けておけます。スペースを取らないため、社長用とは別に来客用も設置しておくと、おもてなしの一環となるでしょう。

スペースをより広くするための工夫

企業によっては、社長室のスペースを十分に確保するできない場合もあります。ここでは、スペースをより広く活用するための工夫を紹介します。

ペーパーレス化

ペーパーレス化に成功せれば、社長室の書棚は必要ありません。そのためには、企業全体でDX化を推進しましょう。社長が必要とする資料などもペーパーレス化できれば、物理的な書類保管を、最小限に抑えることが可能です。

多機能家具の活用

多機能家具を活用すれば、余分な家具を減らすことができるため、省スペース化に役立ちます。多機能家具とは、1つの家具で複数の機能を果たす家具のことです。場所を取らずに、いくつもの役割を果たすため、機能的な社長室を実現できるでしょう。

余計なものは置かない

社長室には、できるだけ余計なものは、置かないように心掛けましょう。家具などはかさばるため、不要な家具を置くことは避け、必要の家具だけを配置します。また、社長室を設置する目的から、外れているものも置かないようにしましょう。社長室のスペース確保には、必要なものだけを配置することがポイントです。

まとめ

働き方の多様化やフリーアドレスなどにより、社長室を設けない企業が増えています。しかし、社長への来客のおもてなしや重要な取引先の応対などに、社長室は欠かせないのではないでしょうか。また、社長がいるだけで、緊張する従業員がいたり、社長が執務に集中できなかったりする恐れもあります。

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