スマートオフィスとは？技術の種類や導入を成功させるポイントを解説

オフィスの生産性や業務効率を高めたいと考えている企業は多いでしょう。そのための方法のひとつとして、スマートオフィスに注目が集まっています。この記事では、生産性や業務効率の向上につながるスマートオフィスについて解説します。スマートオフィス技術の種類、メリット・デメリット、導入手順なども詳しく紹介するため、ぜひ参考にしてください。

スマートオフィスとは

スマート（smart）とは、「賢い」や「利口な」という意味です。近年、IoTやAIなどのIT技術を活用して生産性を向上させる方法が「スマート○○」と呼ばれるようになりました。つまり、スマートオフィスとは、IoTやAIなどのIT技術により、快適な環境作りに取り組むオフィスを表しています。

スマートオフィスが注目されるようになった背景

スマートオフィスは、なぜ注目されるようになったのでしょうか。ここでは、その背景について詳しく解説します。

スマートテクノロジーの進化

スマートテクノロジーとは、ネットワークのなかでロボットやAIなどを活用し、通信する技術です。さまざまな技術が進歩した結果、住宅や車など、多様な分野でスマートテクノロジーを利用できるようになりました。

リモートワークの増加

新型コロナウイルス感染症の拡大以降、リモートワークを認める企業が増え、働き方が多様化しています。社外でも作業できる環境を整備するため、スマートオフィスの導入を積極的に進める企業が多くなりました。

スマートオフィス技術の種類

ここでは、スマートオフィス技術の主な種類について解説します。

IoT（モノのインターネット）

IoTとは、従来はインターネットに接続されてなかったものを接続できるようにし、連携を促す仕組みです。最先端のテクノロジーとして、スマートスピーカーや自動運転車などの実用化も進められています。

IWMS（統合型職場管理システム）

IWMSとは、日本語で表すと「統合型職場管理システム」のことです。企業が保有する不動産のポートフォリオや、インフラなどを最適化するためのソフトウェアプラットフォームです。具体的には、不動産管理、施設管理、資本プロジェクト管理、保守管理、持続可能性とエネルギー管理などに対応しています。働く人や入居者に対して最適なサービスを提供するために役立ちます。

スマート会議室

スマート会議室は、ビデオ会議や電子ホワイトボードなどを利用できるようにし、作業環境を物理的・仮想的に融合させた会議室です。リモート会議をはじめ、多様な働き方に対応できます。

スマート入退室管理システム

スマート入退室管理システムは、特定のオフィスやエリアに対するアクセスを制御するためのシステムです。不正なアクセスや侵入を効率よく阻止したり、訪問者を管理したりできます。

スマートデスク

スマートデスクは、好みの高さに調整したり、姿勢を変えた方がよいタイミングを知らせてくれたりするデスクです。座っていた時間と立っていた時間を自動で記録できる場合もあります。

スマート照明システム

スマート照明システムは、自然光の量を測定して必要に応じて照明の明るさを調整できるシステムです。使用状況に合わせて照明を自動でオン・オフできます。

スマート空調システム

スマート空調システムは、気流、冷暖房、二酸化炭素レベル、湿度などを自動で調整するためのシステムです。効率よくエネルギーを活用して使用量を削減しつつ、より快適に過ごせる環境を作れます。

スマートオフィスを導入するメリット

スマートオフィスの導入には、生産性の向上や従業員のストレス軽減などにつながるメリットがあります。以下で詳しく解説します。

生産性や業務効率の向上

スマートオフィスを導入するとニーズに合わせて室内環境をカスタマイズでき、従業員が快適に過ごしやすくなります。仕事に適した環境が整って働きやすくなるため、生産性や業務効率の向上を期待できます。

従業員の働きやすさの向上

スマートオフィスの導入によりテレワークがしやすくなり、自宅、外出先、出張先でも問題なく仕事をこなせるようになります。そのため、遠方や海外に住んでいる優秀な人材も従業員として獲得しやすくなります。

従業員のストレス軽減

スマートオフィスを取り入れると従業員が多様な働き方を選択できるため、通勤や人間関係などのストレスの軽減にもつながります。時間を有効に使えるようになり、従業員の満足度も向上するでしょう。

コミュニケーションの活性化

スマートオフィスでは、従業員同士のコミュニケーションについてデータを集められ、蓄積や分析ができます。データをもとにすれば、ストレスを低減できるレイアウトや設計を実現しやすくなります。たとえば、最適な場所に新しい休憩エリアを設置することも可能です。

コストの削減

スマートオフィスを取り入れると、IoTで空調や照明をコントロールして最適化でき、光熱費のコストを下げることが可能です。また、在宅勤務やテレワークが増えればオフィスで働く従業員数が減るため、小さくて賃料の低いオフィスに移転できます。

スマートオフィスのデメリット

スマートオフィスの導入には、デメリットといえる部分もあります。具体的なデメリットを解説します。

導入コストがかかる

スマートオフィスのために必要な機器やサービスをそろえるには、まとまったコストがかかります。システム構築費用、セキュリティ対策費用のほか、スマートオフィスを使いこなすためには、研修や教育費用なども確保しなければなりません。

セキュリティ対策が必要

スマートオフィスではインターネットを多く使用するため、セキュリティ対策を強化する必要があります。社外のインターネットに接続する機会も多くなり、情報漏洩のリスクには特に注意すべきです。

浸透までに時間がかかる

スマートオフィスの導入後、従業員が新しい業務形態に慣れるまでには時間がかかります。新しいやり方に不満を持つ従業員が多いとなかなか定着しないため、対策も必要です。

スマートオフィス導入を成功させるポイント

スマートオフィスの導入を成功させるには、進め方やコスト面に注目することが大切です。ここでは、成功のポイントを解説します。

段階的に導入する

一度にまとめて導入しようとすると、現場で混乱が起きる可能性があります。そのため、まずは一部の部署やチームから少しずつ導入し、段階的に進めていきましょう。導入前に目的やメリットを説明し、従業員から理解を得ることも大切です。

助成金や補助金を活用する

スマートオフィスには高額な導入コストがかかるため、助成金や補助金などをうまく活用しましょう。たとえば、中小企業庁が実施している「IT導入補助金」を利用できる可能性があります。

参考：IT導入補助金（中小企業庁）

不具合時の対応やセキュリティ対策を万全にしておく

IoT機器が故障や不具合を起こす恐れもあるため、マニュアルを整備しておくと安心です。マニュアルがあれば、万が一の事態が発生しても業務に対する影響を最小限に抑えられます。スマートオフィスでは常にセキュリティ対策を万全にしておく必要があり、従業員のITリテラシーを向上させることも大切です。そのために説明会や研修の実施も検討しましょう。

スマートオフィス化の手順

ここでは、スマートオフィス化の手順について解説します。

1. スマートオフィスの目的を明確にする

まずは自社のオフィスの課題を洗い出し、スマートオフィスを導入してどのようなオフィスを目指すか明確にしましょう。電波が入りづらい場所やWi-Fiなど通信環境についても確認が必要です。

2. デバイスやネットワークを実装する

社内のアナログ機器を見直し、デジタル化できる部分を洗い出します。必要に応じてデバイス、クラウドサービス、ネットワークシステムなどを実装しましょう。

3. 分析と改善を行う

スマートオフィスを通じて蓄積したデータをもとに利用率を分析し、オフィスの課題を明らかにします。スマートオフィスをうまく活用できていない場合、従業員に対するヒアリングを通して具体的な改善策を検討してください。

スマートオフィスの活用事例

解説したとおり、スマートオフィス技術には、IoTやスマート会議室などさまざまな種類があります。ここでは、それぞれの技術の活用により、具体的にどのようなスマートオフィスを実現できるか解説します。

会議室利用状況の把握

会議室の利用状況を可視化できるシステムがあると、空き状況、予約状況、他の部屋の使用頻度などをスムーズに管理できます。会議室の使用頻度、平均利用人数、時間帯ごとの利用頻度などを分析すれば、よりよい環境に改善することが可能です。

関連記事：会議室の稼働率を算出・確認するには？会議室の稼働率を適性にする方法も解説

テレワークの導入

スマートオフィスの導入により、場所を選ばない働き方やスペースの有効活用も可能です。たとえば、スマートデバイスに付属しているカメラを利用すれば、離れた場所で打ち合わせや会議に参加できるようになります。

また、テレワークをスムーズに進めるためには、書類のペーパーレス化が欠かせません。ペーパーレス化により、情報共有が効率化されるだけでなく、オフィス内の書類保管スペースを圧縮できるメリットもあります。

室内環境の管理

スマートオフィスでは空調や照明といった室内環境の可視化が可能であり、オフィスの最適化につなげられます。空調や照明を効率的に使用できるようになり、ランニングコストの削減や省エネ効果を期待できます。

不審者の感知

IoTを活用した監視システムを導入すると、社内に不審者が侵入した際にすぐ検知できます。休日や深夜帯なども社内の安全を確保でき、常に安心できる環境を維持することが可能です。

まとめ

IT技術を活用したスマートオフィスに注目が集まっており、多くの企業が導入を進めています。スマートオフィスを導入すれば、生産性や業務効率の向上を目指せます。導入にはコストもかかりますが、助成金や補助金も利用可能です。自社の状況に合わせ、最適なシステムや技術を導入しましょう。

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