コミュニケーションスペースで従業員の交流を活性化！種類・メリット・事例を紹介

オフィスのコミュニケーションスペースは、従業員同士の交流を活性化するために役立ちます。この記事では、コミュニケーションスペースの種類や設置するメリットなどを解説します。社内コミュニケーションの活性化を追求し、快適な空間づくり実現した企業事例も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

コロナ禍の影響で社内コミュニケーションに対する認識が変化

新型コロナウイルスの流行に伴ってリモートワークが普及した結果、さまざまな働き方が認められるようになりました。ただし、非対面のワークスタイルでは人間関係の構築が難しく、従業員同士の連携ミスにより生産性が低下するパターンも生じています。

そのため、多くの企業が社内コミュニケーションの活性化を重視するようになりました。業務を円滑に進めたり、仕事の生産性を向上させたりするには、社内コミュニケーションが必要だと考えられています。

近年求められている社内コミュニケーション

社会情勢の変化とともに、社内コミュニケーションの方法も変わりつつあります。従来は、同じ部署の従業員同士が島を作るように、デスクをまとめてレイアウトするパターンが主流でした。しかし、近年は社内コミュニケーションが重視されているため、従来とは異なるレイアウトをあえて採用するケースが増えています。

部署や役職の垣根を超えて交流できるようにフリーアドレス制を採用し、好きな場所で作業できるようにしている企業も多くなっています。

社内コミュニケーションを活性化するには？

社内コミュニケーションを活性化するには、さまざまな方法があります。たとえば、オフィスのレイアウトを変更したり、コミュニケーションスペースを設置したりする方法があります。コミュニケーションスペースとは、従業員同士が気軽に交流できる場です。休憩できるスペースとして設けられている場合が多いですが、従業員同士の交流による生産性の向上や、新たなイノベーションの創出なども期待されています。

コミュニケーションスペースを設置するメリット

コミュニケーションスペースを設置すると、さまざまなメリットを期待できます。以下で詳しく解説します。

生産性アップ

コミュニケーションスペースでは気軽に雑談できるだけでなく、仕事の進捗の確認や相談も可能です。従業員同士の交流を深めやすく、連携ミスの防止につながります。その結果、仕事の生産性を高められます。

また、コミュニケーションスペースはリラックスして休憩できる場所でもあり、従業員の仕事に対するモチベーションも向上する可能性が高いです。モチベーションが高まると仕事に集中しやすくなり、効率よく業務を進めやすくなります。

新たなイノベーションの創出

コミュニケーションスペースは、新たなイノベーションを生み出すきっかけにもなります。新しい視点や切り口のアイデアを生み出すには、特定の人だけでなく、幅広い人とコミュニケーションをとるべきです。コミュニケーションスペースは、複数の部署やさまざまな役職の従業員が利用するため、自然に交流が広がります。

気軽なコミュニケーションを通してそれまでの自分にない考えを吸収できると、イノベーションを起こしやすくなります。

離職率の低下

コミュニケーションスペースがあると良好な人間関係の構築につながります。従業員が離職する際の理由はさまざまですが、人間関係の悪化が理由として挙げられるケースは少なくありません。

人間関係の悪化を防ぐには、コミュニケーションの活性化が重要です。コミュニケーションスペースがあれば自然に交流が活発になるため、従業員同士が信頼し合えるようになります。その結果、良好な人間関係の構築を実現でき、離職を考える従業員を減らせる可能性があります。

コミュニケーションスペースの種類

コミュニケーションスペースには複数の種類があります。以下で具体的に解説します。

スタンディングスペース

スタンディングスペースは、気軽に立ち話ができる場所です。カウンターや腰高なテーブルが設置されており、わざわざ椅子に腰掛けなくても従業員同士で会話できます。偶然会った相手と話すだけでなく、短時間の打ち合わせや少人数のミーティングなどにも利用できます。

マグネットスペース

マグネットスペースとは、磁石に引き寄せられるように人が自然と集まる場所のことです。具体的には、給湯室、自販機コーナー、コピー機の周辺などが該当します。オフィスにマグネットスペースを設けると、デスクや椅子を設置しなくても従業員同士が自然に雑談や情報交換を行えます。

予約不要の会議室

予約しなくても利用できる会議室があれば、従業員がさまざまな用途に使用できます。一般的には、簡易的な作りの会議室がオフィスの一角に設けられる場合が多いです。機密性には欠けるものの、風通しのよさや利便性の高さが魅力です。気軽に利用できるため、従業員同士の交流の活性化につながります。

フリーアドレスのワークスペース

フリーアドレスとは、オフィスに固定席を設けず、従業員が自由に席を選んで働けるスタイルのことです。もともと一般的であった固定席のレイアウトでは、席が近い従業員同士でないとなかなか会話ができません。しかし、フリーアドレスのワークスペースを採用すれば好きな場所で働けるようになり、別の部署や役職の従業員とも自然に交流できるようになります。

関連記事：オフィスにフリースペースを設置！メリット・注意点・事例を徹底解説

リフレッシュスペース

リフレッシュスペースは、休憩や交流のために使える場所のことです。仕事のオンオフを切り替えられるよう、快適に過ごすための工夫が施されています。企業によっては、リフレッシュスペースにソファやハンモックを設置しているケースもあります。

関連記事：リフレッシュスペースで職場環境改善｜必要性・メリット・注意点・成功事例を解説

社内カフェ

社内カフェは、従業員用の食堂とは別に設けた飲料や軽食を楽しめる場所です。休憩や従業員同士の交流だけでなく、顧客との商談やセミナーなどにも使用できます。社内カフェの設置が難しい場合は、空いているスペースにソファやコーヒーサーバーを置くだけでも、同様の役割を果たす場所として利用できます。

関連記事：オフィスカフェとは？社員食堂・休憩室との違いやポイントを解説

コミュニケーションスペースを設ける際の注意点

コミュニケーションスペースの設置にあたっては、気をつけたいこともあります。具体的な注意点を解説します。

パーテーションを設置しない

コミュニケーションスペースは、パーテーションで区切らない方がよいです。コミュニケーションスペースは従業員同士の交流を促すための場所であり、開放的な雰囲気が重要だからです。パーテーションがあると周囲から見えず、交流が広がりにくくなります。すべての従業員がアクセスできるよう、オープンなスペースを作ることが大切です。

集中できるスペースも設置する

コミュニケーションスペースを設置すると、交流が広がる反面、従業員が仕事に集中しにくくなる可能性もあります。従業員のパフォーマンスを心配するのであれば、集中するためのスペースも設置すると安心です。

たとえば、フリーアドレスのワークスペースのほかに、壁や仕切りを設置した空間や個室を用意しましょう。業務に合わせて作業する場所を変えられるようにすれば、従業員は集中力を維持しながら働きやすくなります。

社内コミュニケーションを活性化するその他の方法

コミュニケーションスペースを設置できなくても、デスクのレイアウトを変更すれば従業員同士の交流を促せます。たとえば、デスクをジグザグ型に配置すると、自分の席に辿り着くまでに多くの従業員と接触しやすくなります。何気ない会話が増え、コミュニケーションをとる機会が多くなるでしょう。

また、部署ごとに部屋を分けず、すべての部署のデスクをあえて同じフロアに設置すれば、部署同士が交流する機会を増やせます。

コミュニケーションスペースの導入事例

さまざまな企業がオフィスにコミュニケーションスペースを取り入れています。具体的な導入事例を紹介します。

株式会社インテリジェンス ビジネスソリューションズ

株式会社インテリジェンス ビジネスソリューションズは、帰属意識の向上やコミュニケーションの促進などの課題を解決するため、ITエンジニアの働き方に合わせたオフィス環境を整備しました。アウトソーシング事業に取り組む部署が入居するオフィスの会議室をなくし、開放的な空間を作って従業員同士の交流を促しています。

インテリジェンス ビジネスソリューションズ　本社 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

株式会社MonotaRO

株式会社MonotaROは、リアルなオフィスでしかできないことを追求し、それを具現化するオフィスづくりに取り組みました。多様なワークスタイルに対応できるよう、さまざまなシチュエーションで使用できる空間を複数用意しています。

具体的には、ダイナー風のオープンブース、ハイカウンター、カフェエリア、プレゼンテーションルーム、シアタースペースなどです。従業員は人数や目的に応じてそれぞれの場所を使い分けられるため、最適な空間でスムーズにコミュニケーションをとりながら業務を進められます。

MonotaRO 本社 | 実績紹介 | 株式会社丹青社

まとめ

従業員同士の交流が重視されるようになり、積極的にコミュニケーションスペースを設置する企業が増えています。コミュニケーションスペースがあれば、生産性の向上やイノベーションの創出などのメリットを期待できます。コミュニケーションスペースにはさまざまな種類があるため、自社の状況に応じて最適な空間を設置しましょう。

株式会社丹青社は、空間づくりのプロフェッショナルとして、目的や希望に応じた最適な提案を行っています。多様な施設の調査、企画、設計、施工、運営管理に対応しており、これまでに多くの企業の空間づくりをサポートしてきました。効果的なコミュニケーションスペースの設置も多く手がけてきた実績があるため、ぜひご相談ください。